Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.
Штатное расписание - основа деятельности предприятия
Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников - эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.
Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.
Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.
На каких основаниях изменяют штатное расписание
Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:
- Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
- Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
- Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
- Повышение или понижение фонда заработной платы.
- Реорганизационные процессы на предприятии.
- Корректировка наименований должностей.
Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.
Существуют ли исключения и ограничения по закону
Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.
Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.
Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения
В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.
Как правильно внести изменения в штатное расписание
Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.
Увеличение и уменьшение оклада
Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:
- Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
- Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
- Точная дата внесения изменений.
Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.
Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.
В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами . Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.
Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.
Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей
В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия . С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.
Сокращение штата и ликвидация отделов
Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие - среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.
В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:
- Список сокращаемых должностей.
- Точная дата сокращения.
Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.
При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).
Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.
Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить
Введение новых штатных единиц и отделов
Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:
- Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
- Точная дата вступление изменений в силу.
В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.
Порядок действий при переименовании должности
Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».
Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.
В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует . Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.
Методика внесения изменений в штатное расписание
Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.
Правила составления приказа
Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.
На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть - законное основание и причина, вторая - конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.
Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.
Уведомление сотрудников
Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.
Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.
В каких случаях нужно утверждение нового расписания
При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.
Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.
Обоснование изменений: служебная записка
Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.
Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника . Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг - подачу иска в суд.
Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.
Информация о структуре наемного персонала в обобщенном виде содержится в . Помимо подразделений, должностей и сведений о заработной плате, в этот документ включают и количество ставок по каждой из профессий. При необходимости в этот вносят и добавляют либо сокращают число сотрудников на однотипных рабочих местах.
Ставка в штатном расписании
Такая графа в локальном нормативном акте по структуре наемного персонала отражает фактически необходимое число сотрудников, которые будут заниматься одинаковой работой в рамках одной должности. При этом одна штатная единица отражает необходимость найма работника на полный рабочий день. Поэтому в штатном расписании могут встречаться значения этого показателя с дробной частью.
Например, фирма занимает небольшое офисное помещение в 3 — 4 комнаты. Для поддержания такой площади в чистоте нет нужды нанимать уборщика на полный рабочий день. По нагрузке понятно, что 2 — 3 часа ежедневно достаточно для проведения текущей уборки. Поэтому в штатном расписании и трудовом договоре указывают условия найма на неполный рабочий день или 0,25 ставки.
При изменении локального нормативного акта по структуре персонала пересчитывают и количество необходимых штатных единиц. Когда запланировано расширение деятельности, этот показатель увеличивают по отдельным должностям. А при финансовых затруднениях уменьшают количество рабочих мест.
Сокращение ставок в штатном расписании может быть связано с увольнением реальных работников либо носить технический характер без уменьшения количества сотрудников.
Сокращение ставки в штатном расписании без увольнения работников
При запланированном пересмотре документа, характеризующего структуру персонала, из него можно убрать вакансии, которые не востребованы в настоящее время и наем работников на них будет нецелесообразен в ближайшем будущем.
Например, в отделе снабжения числится 8 ш. ед. специалистов по закупкам. Фактически работает 6 человек, и они справляются с нагрузкой. 2 вакантных ставки можно сократить без ущерба для производственного процесса.
Такой вариант сокращения рабочих мест наиболее прост по исполнению. Порядок действий аналогичен исключению вакантной должности и состоит из нескольких этапов:
- Финансовая служба, кадровики или отдел, где есть вакансии, обосновывают отсутствие необходимости в дополнительных работниках.
- Руководство компании соглашается с доводами и дает распоряжение изменить штатное расписание.
- Готовятся приказ на уменьшение ставок и новая редакция локального нормативного акта.
- Распоряжение подписывает руководитель или собственник фирмы и новое штатное расписание без вакантных рабочих мест вступает в силу.
При таком обновлении документа, наниматель не ограничен в сроках его принятия.
В отличие от остальных способов сокращения штатных единиц, в этом случае нет необходимости заранее уведомлять работников об изменениях. Издать приказ можно за несколько дней до начала действия новой редакции локального нормативного акта.
Перевод работников на неполный рабочий день
Еще одним способом сокращения ставок в штатном расписании является уменьшение фактического времени работы для каждого из сотрудников занимающих однотипную должность. Такое решение наниматель может принять в том случае, когда не хочется расторгать трудовые отношения с работниками, а временные финансовые или иные затруднения не позволяют использовать наемный персонал в полную силу и, соответственно, выплачивать зарплату в полном объеме.
Например, руководитель предлагает менеджеров по продажам перевести с 8-мичасового рабочего дня на 6-тичасовой (т. е. вместо полной ставки оставить на каждого сотрудника 0,75 ш. е.). Таким образом, на 4 реальных работников, останется 3 ш. ед.
При использовании такого варианта сокращения ставок в штатном расписании необходимо учитывать несколько важных факторов.
Во-первых, уменьшение рабочего времени относится к изменению существенных условий труда, поскольку влечет за собой не только пересмотр обязанностей работника, но и размера зарплаты в сторону снижения. Поэтому процедуру сокращения ставки необходимо согласовать с работником и направить ему письменное уведомление.
Проинформировать сотрудников нужно не менее чем за два календарных месяца до предполагаемых изменений.
Это вносит и коррективы во временные рамки для принятия приказа о сокращении ставок в штатном расписании. Издать такое распоряжение нужно заранее до момента вручения уведомлений.
Кроме того, законодательство требует заранее согласовать с работником уменьшение рабочего времени и оплаты. Исключением могут стать причины технологического либо организационного характера (ТК РФ, ст. 74).
Помимо письменного информирования необходимо заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору.
Составление этого документа обязательно, поскольку уменьшение рабочего времени связано с изменением значимых, прописанных в контракте с работником, условий труда.
Во-вторых, работнику нельзя оставлять такой же объем работы, как он выполнял при режиме занятости на полный рабочий день. Перевод на неполную ставку только на бумаге, при фактическом требовании работать обычную смену или 8-мичасовой рабочий день является грубейшим нарушением трудового законодательства и прав наемного персонала. Попытка «заставить» сотрудников работать 8 часов, при официально оформленной неполной ставке чревата для нанимателя жалобами в контролирующие органы и штрафами.
В-третьих, руководитель или собственник фирмы обязан поставить в известность о переводе на неполный рабочий день выборный орган, защищающий права наемных сотрудников, например, профсоюз. В случае перевода на сокращенный режим работы большинства или всего персонала фирмы, необходимо проинформировать об этом факте службу занятости. При этом нужно предоставить аргументы в пользу принятого решения. Например, сокращение рабочего времени позволит избежать массового увольнения сотрудников.
В-четвертых, такая мера должна носить временный характер. Сократить продолжительность рабочего времени и ставку каждому работнику можно не более чем на полгода. В случае, изменения финансовой ситуации в лучшую сторону, наниматель может в последующем изменить полугодовой срок в меньшую сторону, по согласованию с профкомом.
В-пятых, не все работники могут согласиться с таким решением нанимателя. Следовательно, необходимо провести процедуру увольнения сотрудника, либо перевода на другую должность. В этом случае порядок исключение ставки из штатного расписания аналогичен увольнению работника в связи с сокращением численности персонала.
В этом случае причиной увольнения работника становится именно сокращение численности (ТК РФ, п. 2, ст. 81), а не отказ от продолжения работы в изменившихся условиях (ТК РФ, п. 7, ст. 77).
Порядок действий при сокращении ставки с одновременным увольнением сотрудника
В том случае, когда работник не согласен с уменьшением продолжительности рабочего времени либо у нанимателя нет возможности (или желания) принять такую меру, сокращение ставки в штатном расписании приводит к увольнению наемного работника по основаниям п. 2 ст. 81, ТК РФ.
В этом случае процедура исключения штатной единицы из локального нормативного акта сопровождается предусмотренными трудовым законодательством мероприятиями. Кроме того, необходимо соблюдать и сроки информирования и увольнения сотрудника.
Порядок действий аналогичен сокращению должности в штатном расписании, за одним исключением. Перед принятием решения об увольнении одного или нескольких работников, занимающих ставки по одной должности в одном структурном подразделении, необходимо дополнительно изучить их квалификацию и эффективность. Такое решение лучше всего принимать коллегиально, например, создав комиссию по сокращению численности.
Кроме того, необходимо учитывать социальное положение сотрудников, если оно предусматривает преимущественное право оставления в штате компании. Например, у работников есть иждивенцы или несовершеннолетние дети с особенностями развития и статуса здоровья.
Процедура сокращения ставки с одновременным увольнением сотрудников состоит из следующих этапов:
Порядок действий нанимателя при сокращении ставок в штатном расписании зависят от того, сопровождается ли такая организационная процедура фактическим увольнением наемного персонала. Как и при любом расторжении трудовых отношений по инициативе нанимателя, в случае уменьшения штатных единиц необходимо соблюсти все предусмотренные нормативно-правовыми актами формальности. Несоблюдение сроков информирования работников, увольнение сотрудника, имеющего преимущество перед оставляемыми специалистами, применение неподходящего основания для расторжения контракта влечет за собой жалобы в различные инстанции и штрафные санкции для нанимателя. А в случае судебного разбирательства может привести к восстановлению человека на работе и расходам на оплату вынужденного простоя и различных компенсационных выплат.
Штатное расписание – это локальный нормативный акт, в котором отображены структура, штатный состав и численность организации, а так же заработная плата работников, в соответствии с занимаемой должностью.
Данный документ необходим для организаций любых форм собственности. С его помощью можно проследить организационную структуру компании, оптимизировать систему оплаты труда, выявить потребность в персонале и его квалификации.
Справка! На основании этого документа при необходимости легко провести сравнительный анализ подразделений по численности работников, их заработку и загрузке.
На основании данных проведенного анализа легко выявить наиболее эффективные филиалы, отделы, цеха, оценить работу всего предприятия в целом.
Данный документ играет немаловажную роль при прохождении проверок на предприятии, а также при судебных разбирательствах. Он является неоспоримой доказательной базой, при условии правильного ведения и заполнения данных.
Порядок составления
- Разрабатывается и утверждается форма ШР. На каждом предприятии может разрабатываться самостоятельно, ее определяет наниматель. При составлении можно опираться на бланк формы № Т-3, утвержденыый Постановлением Госкомстата РФ.
- Обрисовывается структура предприятия. В иерархической последовательности вносятся все подразделения в соответствии с Уставом предприятия.
- Затем все структурные подразделения наполняются необходимыми сотрудниками, с учетом их количественных и профессиональных показателей. Здесь на помощь придут Единым тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
- Затем устанавливаются повышения тарифных ставок, оклады в соответствии с Положением по оплате труда.
- Разработанный документ подписывается главным бухгалтером предприятия, визируется руководителями структурных подразделений, утверждается приказом руководителя и вводится в действие.
- На предприятии постоянно происходит прием, увольнение сотрудников, изменяются разряды, количество штатных единиц. Все это требует изменений ШР. Поэтому по необходимости в документ вносятся изменения и дополнения.
Как менять численность сотрудников в нем?
Изменения в документе могут быть произведены следующими способами:
- Путем издания и утверждения нового штатного расписания.
- Путем издания приказа о внесении изменений в действующее штатное расписание.
Внимание! Все изменения так или иначе затрагивают интересы сотрудников, поэтому в большинстве случаев требуется их согласие.
Поэтому наниматель обязан уведомить о переменах своих работников, соблюдая при этом положенные сроки.
Второй способ может использоваться только при незначительных изменениях.
Алгоритм действий:
Увольнение работников в связи с изменением численности штата
Сокращение численности или штата работников организации может являться основанием для расторжения трудового договора п.2 ст.81 ТК РФ .
Основания
Сокращения могут быть связаны с внедрением новых технологий, прогрессивного оборудования, автоматизацией процесса производства, уменьшением объема работ. Сокращение численности может происходить во всей организации, в отдельных ее подразделениях или касаться определенных рабочих мест, должностей.
Алгоритм расторжения договора по инициативе работодателя
Уведомить профсоюзный орган и организацию занятости населения необходимо не позднее трех месяцев до наступления массового увольнения, уведомить работников необходимо не менее чем за два месяца до предстоящего увольнения.
Изменение штатного расписания в связи с сокращением численности или штата – это процесс очень серьезный, подходить к которому надо обдуманно и основательно. Несоблюдение законности может негативно сказаться как на нанимателе, так и на работнике, повлечь за собой судебные разбирательства и финансовые траты.
Когда составляется новое штатное расписание при сокращении штата стоит учитывать все правила законодательного и трудового характера. Временем составления расписания считается разработка плана сокращения. Вводится новый тип штатного распределения после завершения процедуры сокращения. У штатного расписания есть ряд условий, которые потребуется выполнить руководителю.
Порядок действий
При наличии оснований для проведения сокращения штатных единиц руководитель выносит решение, которое считается началом разработки плана сокращения.
Важно! Решение должно иметь под собой обязательные основания, которые и позволяют начать процедуру сокращения из-за различных факторов. Работодатель не может сокращать работников, если не имеется достаточно веских причин.
Весь порядок действий:
- наличие факторов и вынесение решения по ним о штатном сокращении;
- создание специальной комиссии, которая разрабатывает план сокращения, в том числе производится разработка нового штатного расписания на основе первоначальных факторов;
- издание приказа о сокращении и уведомлением всех заинтересованных лиц и организаций;
- проведение сокращения штатных единиц в соответствии с планом;
- перевод или увольнение сотрудников с полноценным расчетом.
Новое штатное расписание формируется во время создания плана, то есть отсюда исключаются все должности, которые могут быть уже неликвидными. Стоит учесть, что вводить в новом штатном расписании те же должности, которые сокращаются нельзя.
Важно! До того момента, как было полноценно разработано расписание нового вида увольнять сотрудников нельзя. По этой причине разрабатывается расписание еще на предварительном этапе до начала уведомления всех организаций и лиц.
Новое расписание штатного типа разрабатывается комиссией, которая занимается созданием плана сокращения на основе полученных данных о необходимости произвести оптимизацию или повысить эффективность. В комиссию обязательно входят сам работодатель и начальник отдела кадров. При формировании расписания требуется учитывать все особенности сотрудников, которые занимают должности. Исключать ряд должностей нельзя. К таким вариантам относятся рабочие места декретниц и других отпускников, а также льготных категорий.
Штатное расписание является основополагающим документом для трудовых процессов. По этой причине оно должно быть создано с учетом всех правил и особенностей.
Особенности нового штатного расписания
Штатное расписание составляется на основе нескольких документов и факторов. Список влияющих элементов:
- старое расписание;
- план сокращения;
- меры оптимизации и повышения эффективности;
- действительное сокращения ряда должностей, то есть если должность была сокращена, то ее нельзя снова вводить;
- список несокращаемых должностей, в зависимости от нахождения на них льготных категорий сотрудников.
Фактически при составлении расписания нового характера должны быть выполнены несколько правил:
- расписание включает в себя все несокращаемые должности и исключает малоэффективные должности, которые определяются при разработке плана;
- вводятся новые штатные единицы только при наличии на это оснований;
- не могут быть исключены из расписания единицы, для сокращения которых нет достаточных оснований.
Важно! При уведомлении профсоюзной организации или любого органа, например выборного работника, потребуется предоставить не только план сокращения, но и разработанное штатное расписание, которое позволит более эффективно трудиться сотрудникам. Профсоюз уже проверяет обоснованность сокращения штата и всех единиц, которые были исключены из нового образца.
При любом несоответствии правилам или трудовым нормам работодатель может быть привлечен к ответственности с помощью суда или трудовой инспекции. Подать иск в суд с основанием незаконности и нарушений трудовых прав может как сокращенный работник, так и профсоюз. Только в суде работодатель должен будет доказать легитимность процедуры и обоснованность введения расписания. Своим работникам при сокращении руководитель не обязан предоставлять план сокращения.
Если будет доказана вина работодателя, то сокращенные должности будут восстановлены, даже при наличии нового штатного расписания. Стоит учесть, что при необоснованном сокращении новое штатное расписание может быть аннулировано полностью. По этой причине комиссия при разработке плана в первую очередь должна учесть все трудовые права сотрудников.
Введение расписания
Разработка нового штатного расписания производится на основе плана еще во время предварительного этапа сокращения. Только после составления и заверения расписания начинается оповещение сотрудников о сокращении в соответствии с изданным приказом.
Приказ включает в себя все должности, которые исключаются из нового варианта штатного списка.
Дата введения расписания нового характера указывается в приказе, который регламентирует срок сокращения, то есть если работники сокращаются уже полностью 1 числа, то расписание и вводится в этот период. Раньше положенного срока его не требуется вводить, так как имеются еще несокращенные должности, которые не входят в новый документ.
Введение нового штатного расписания раньше срока считается нарушением. Все свободные вакансии по новому варианту должны быть предложены еще на этапе ожидания конечной даты сокращения. Это касается всех должностей, в том числе на полставки. Предоставление нового рабочего места производится строго по наличию преимущественного права, которое учитывается еще на этапе разработки плана.
Стоит учесть, что новое штатное расписание является официальным документом, поэтому после его создания оно заверяется подписью руководителя и печатью организации.
Новое штатное расписание подготавливается совместно с планом сокращения. Есть несколько правил, которые работодатель должен выполнить. Расписание должно создаваться специальной комиссией, которая учтет все особенности должностей и сотрудников, которые на них находятся. Процедура сокращения не может начинаться до того момента, как создано новое расписание, так как все свободные вакансии нового типа должны быть предоставлены сотрудникам по преимущественному праву.
Оптимизация работы компании или ее реорганизация может привести к тому, что руководство будет вынуждено попрощаться с частью своего рабочего коллектива. Делается это путем уменьшения численности работников или кадровых единиц. Для этого на предприятии издается приказ об утверждении нового штатного расписания при сокращении штата. И только после этого происходит уведомление тех, кто подлежит увольнению, а также службы занятости и профсоюза.
Расшифровка определения
Трудовой кодекс предусматривает несколько вариантов возможного увольнения работника по инициативе руководителя организации (статья 81 ТК России). Наиболее часто применяемое основание для расчета - это систематическое несоблюдение сотрудником дисциплины: постоянные прогулы, появление на работе в состоянии алкогольного опьянения и аналогичные нарушения. Другими мотивами, которые могут послужить тому, что человек останется без работы, могут выступать:
Для работника более приемлемым вариантом является именно увольнение по сокращению, так как человек при расчете получит компенсацию от нанимателя (статья 178 ТК России).
Обоснованность решения
Аргументировать свое решение, касающееся уменьшения числа сотрудников, работодатель не обязан. Основание - Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2, пункт 10.
Но есть и другая резолюция Верховного Суда - № 19-В07−34. Ею установлено, что руководитель компании все-таки должен представить доказательства необходимости сокращения персонала. Поэтому для того, чтобы в будущем не появилась благоприятная почва для подачи судебных исков подчиненными, будет разумнее, если директор предприятия перестрахуется и свое намерение подкрепит доводами, например, такими:
- Технология производства изменилась, из-за чего часть работников стала невостребованной.
- Доход компании снизился, поэтому у руководства пропала возможность оплачивать зарплату такому количеству персонала.
- Сотрудники, которых предполагается уволить, имели слабую эффективность.
Подтверждением факта сокращения персонала станет внесение определенных изменений в штатное расписание. Но нужно учитывать, что введение новых должностей, на которые будут трудоустраиваться другие люди, в это время запрещено.
Регламент оформления
Несмотря на весь негатив, который вызывает эта процедура у персонала предприятия, сокращение штатов для работодателя является одной из мер, что позволит улучшить работу компании. Сам процесс включает в себя несколько этапов, соблюдение которых строго регламентируется законом:
- Издание протокола разногласий с профсоюзным органом (если он имеется на фирме).
- Направление уведомительного письма в территориальную службу занятости (за 90 дней до увольнения персонала), передача им сведений о каждом увольняемом сотруднике.
- Приказ об увольнении на каждого сотрудника, попавшего под сокращение.
- Платежные документы, подтверждающие получение работником компенсаций.
Все это нужно для того, чтобы после увольнения сотрудники не «забросали» своего бывшего нанимателя судебными исками.
Ключевые ошибки
Несмотря на то что эта процедура имеет строгий регламент, в ее проведении все же встречаются некоторые ошибки. Происходит это не только из-за невнимательности, но и из-за того, что часто руководитель и члены комиссии попросту надеются на вариант «и так сойдет». Какие упущения имеются в виду:
- Персонал, попадающий под расчет, не был поставлен в известность об этом в установленный срок.
- Руководство предприятия не уведомило службу занятости о грядущем увольнении сотрудников. Если проводится сокращение только штатных единиц, а люди останутся трудоустроенными, то необходимости в предоставлении информации центру занятости нет.
- На фирме имелись вакансии, но они не были предложены увольняемым работникам.
- Профсоюзный орган, если такой имелся в организации, также не был уведомлен (это касается только тех случаев, когда при реорганизации фирмы часть служащих была уволена).
- Сотрудникам не было назначено (и выплачено) выходное пособие.
Также важно, насколько эффективными были работники, попавшие под сокращение. Здесь может закрасться еще одна ошибка, ведь в реальности у руководства нет точных данных о том, в какой мере был «полезен» компании конкретный сотрудник и реальный уровень его квалификации.
Речь идет о невыполнении проведения оценки преимущественного права (статья 179 ТК России). Поэтому при судебных разбирательствах бывшие подчиненные часто выигрывают процессы против своих работодателей, если удается доказать субъективность тех сведений, которые были предоставлены нанимателю.
Приоритетность при сокращении
На основании статьи 179 Трудового кодекса РФ первыми под сокращение попадают те служащие, которые имеют более низкую квалификацию и наименьший стаж работы в этой организации. Но есть и категория лиц, которые вообще не могут быть уволены по причине уменьшения численности персонала (статья 261 ТК РФ). К ним относятся:
- Беременные женщины и те, на иждивении которых находится ребенок возрастом до трех лет.
- Матери-одиночки.
- Родители детей-инвалидов.
- Сотрудники, являющиеся единственными кормильцами в своей семье.
- Служащие, направленные по инициативе руководства фирмы на курсы повышения квалификации.
- Изобретатели.
- Лица, пострадавшие во время трагедии на Чернобыльской АЭС либо те, кто участвовал в ликвидации последствий этой аварии.
- Работники, имеющие награды.
Кроме этих граждан, увольнять запрещено и тех работников, которые получили профессиональное заболевание или увечье во время выполнения своих должностных обязанностей в этой организации.
Утверждение штатного расписания
Штатное расписание - это внутренний нормативный документ фирмы, который показывает структуру, состав и численность персонала. В нем обязательно указывается и размер зарплаты (оклад) сотрудника в зависимости от того, какую должность он занимает. Форма составления - унифицированная, но она носит не обязательный, а скорее рекомендательный характер. Сведения, содержащиеся в бумаге:
- Название структурных подразделений.
- Наименование профессий, должностей.
- Численность штатных единиц.
- Размер зарплаты для каждой должности.
- Наличие и размер надбавки (если она предусмотрена).
- Другая информация.
Составлять штатное расписание может любой сотрудник компании, на которого руководитель возложит эту обязанность: директор фирмы, специалист отдела кадров, главный бухгалтер.
Внесение изменений
В утвержденное расписание могут вноситься изменения. Для этого на предприятии издается специальный приказ. В нем обязательно должна содержаться такая информация:
- Полное наименование компании.
- Номер и дата составления бумаги.
- Название документа.
- Причины, послужившие мотивом к изменению прежнего расписания (оптимизация или реорганизация производства).
- Название должностей, которые будут выведены из штатного расписания, их количество.
- Дата, с которой изменения будут считаться вступившими в силу.
- Подпись руководителя предприятия, дата.
- Визы согласования с заинтересованными должностными лицами.
- Подписи сотрудников, ознакомленных с приказом, даты.
Другие нюансы
Чаще всего споры, связанные с увольнениями, касаются обжалований самой процедуры сокращения. Чтобы избежать этого, перед изданием приказа нужно еще раз тщательно все перепроверить и оценить возможные риски и затраты, которые могут последовать после принятия такого решения. На что нужно обращать внимание:
- Сотрудник, который находится на больничном, уволен быть не может. Основание - статья 81, часть 6 ТК России. Поэтому разумнее будет не указывать точную дату увольнения в уведомлении о предстоящем сокращении, так как предусмотреть, что работник в это время не заболеет, невозможно. Сделать это просто: достаточно в тексте написать общую формулировку «трудовой договор будет прекращен по истечении 60 дней после вручения настоящего уведомления».
- Работник, находящийся в отпуске, также не может быть уволен по сокращению. Этих сотрудников можно рассчитать только по взаимному согласию сторон.
- Работники-пенсионеры не могут быть уволены только по этой причине, так как законом запрещена дискриминация по возрасту (статья 3 Трудового кодекса РФ). При сокращении они будут иметь все те же права и преимущества, что и их коллеги.
Памятка работнику
Часто происходит так, что человек, попавший под сокращение, испытывает некоторый шок: потерять работу в наше время для многих означает изменение привычного образа жизни. Но, прежде чем расстраиваться, служащий должен и сам проанализировать правомерность того, что от него требует наниматель:
Работник не должен соглашаться на увольнение по собственному желанию или взаимному согласию сторон в том случае, если речь шла изначально об увольнении из-за сокращения.
В противном случае он может лишиться положенных законом компенсаций и льгот. А ведь именно они помогут человеку переждать период вынужденной безработицы наиболее безболезненно.
