Табель учета рабочего времени сколько хранится. Ошибка при определении сроков хранения табелей

Табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы отразить фактическое время, отработанное или неотработанное сотрудником для цели начисления заработной платы, социальных выплат и т.д. Подтверждением (отражением) факта работы возлагается на определенное лицо в подразделении. Как и все документы, связанные в личным составом работников организации необходимо хранить определенный период. Рассмотрим необходимость хранения табеля и в течение какого срока его необходимо хранить.

Нормативное регулирование в отношении табеля

Информация, отражаемая в табеле

Табель является первичным документом, к которым предъявляются такие общие требования к реквизитам :

Непосредственно в табеле ведется учет отработанного времени по каждому работнику:

• отчетный период
• ФИО, его должность
• табельный номер
• число часов отработанных (не отработанных) за каждый календарный день
• итого часов и дней, отработанных за отчетный период
• корреспондирующий счет для оплаты труда
• количество и причины неявок на работу
• количество выходных и праздничных дней

Сроки хранения табеля

Табель учета, с одной стороны, относится к группе документов организации труда в составе документов по личному составу. В целом, все такие документы должны храниться:

1. 75 лет до 1 января 2003 года
2. 50 лет, если оформлены после 1 января 2003 года

Но непосредственно к табелю не относятся эти требования и он должен храниться (в соответствии с перечнями архивных документов) 5 лет.

Табели на предприятиях, где присутствуют тяжелые, вредные и опасные условия труда, должны храниться 75 лет.

Экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Е. Лазукова

Пример оформления ответственного лица за архивирование документов по личному составу

Табели, хранящиеся 5 лет не подлежат передаче в архив, но также являются конфиденциальной информацией, поэтому важно назначить ответственное лицо, несущее ответственность за сохранность документов. Приведем пример формулировки в приказе о назначении ответственного лица:

Возложить на директора по персоналу Давлетову И.В. ответственность за архивное хранение и обеспечение безопасной сохранности документов по личному составу.

Порядок хранения табеля по учету рабочего времени

Создание условий по защите документов является в организации является обязанностью экономического субъекта . В делопроизводстве любой организации должна быть составлена номенклатура дел соответствующей формы, составленная в соответствии со спецификой организации (структурных подразделений), используемой документации, где указываются по каждому документу сроки хранения. Конкретизация условий и порядка хранения документов устанавливается учетной политикой организации (т.к. табель относится к первичной документации).

Документы временного хранения (более 10 лет) хранятся в архиве организации (создание архива в организации не является обязанностью, документы могут храниться в структурных подразделениях), табели относятся к документам временного хранения (менее 10 лет – 5 лет), за исключением табелей на предприятиях с тяжелыми условиями труда (хранятся постоянно – 75 лет).

Таким образом формирование дела по табелям, хранящимся постоянно предъявляются такие требования:

1. подшивка (переплет)
2. нумерация страниц
3. лист-заверитель
4. внутренняя опись документов
5. внесение уточнений на обложке (наименование организации, индекс, даты, заголовок).

Дела временного хранения (табели 5-летнего срока хранения) можно оформлять не полностью:

• не проводится систематизация документов
• не нумеровать листы
• не составлять надписи заверения

При временном (до 10 лет) хранении по окончании сроков хранения, документы необходимо уничтожить только после проведения ежегодной экспертизы ценностей документов в обязательном порядке (Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526).

Пример проведения экспертизы табелей с 5-летним сроком хранения

Табели со сроком хранения 5 лет, у которых закончено делопроизводство в 2015 году, должны быть включены в акт не ранее 1 января 2021 года.

Хранение документов при электронном документообороте

В случае электронного документооборота в организации к условиям хранения электронных документов относятся:

• 2 экземпляра – в архиве на разных устройствах
• наличие средств и ПО чтения и контроля их состояния
• обеспечение хранения
• передаются электронные документы в архив – в формате PDF/A.
• для обеспечения хранения необходимо производить перезапись документов на новые носители и форматы
• при хранении таких документов в архиве 1 раз в 5 лет нужно производить контроль

Ошибка при хранении табеля учета рабочего времени

Табель относится к документам по личному составу работников организации и в то же время являются основой для проведения расчетов с работниками. В каком отделе должны храниться эти документы? Такие документы (временного хранения до 10 лет) должны храниться в отделе кадров, а по истечении 5 лет уничтожаются на основании экспертизы.

Ошибка при определении сроков хранения табелей

Сроки хранения табелей, как документов по кадрам необходимо считать с 1 января года окончания делопроизводства по ним. Например, в течение 2017 года в структурном подразделении составлено 12 табелей и 5-летний срок их хранения начинается с 1 января 2018 года (за весь год).

Срок хранения табеля учета рабочего времени зависит в определяющей степени от условий работы в фирме. Организация хранения этих кадровых документов имеет нюансы, которые мы рассмотрим в статье.

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

В соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

• в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;
• 75 лет — если работа в компании тяжелая, вредная либо опасная.

Несмотря на то что указанный нормативный акт издан отдельным ведомством, его юрисдикция распространяется на всех работодателей (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные (п. 1.4 приложения к приказу № 558). При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

• закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
• закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях:

• ;
• .

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

1. Хранить электронные документы нужно (пп. 2.30, 2.32 приложения к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526):

• в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
• при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
• при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Итоги

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

Сроки хранения табелей учета рабочего времени закреплены на законодательном уровне, однако в некоторых случаях могут быть скорректированы решением руководства. О том, каких сроков придерживаться, читайте в материале статьи.

Из статьи вы узнаете:

Какой срок хранения табеля учета рабочего времени

Важность учета рабочего времени невозможно переоценить: табель с данными о точном количестве отработанных дней и часов является основанием для расчета зарплаты, используется при формировании отчетности и подтверждает факт соблюдения или несоблюдения работниками режима рабочего времени, установленного в организации. Составление табеля осуществляется уполномоченным лицом в единственном экземпляре, после чего бумага подписывается руководителем подразделения и передается в бухгалтерию, где она и остается. Так как в законы периодически вносятся изменения, важно учитывать актуальную информацию, сколько нужно хранить табель учета рабочего времени .

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

Скачайте документы по теме:

Согласно нормам закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ некоторые документы, без которых невозможно делопроизводство организации, получают статус архивных. При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа. Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Подобный перечень утвержден Росархивом шестого октября 2000 года, еще до вступления в силу закона «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Данным нормативным актом пользовались многие кадровики. В нем было конкретно закреплено, сколько хранятся табеля учета рабочего времени. В разделе 7.2 значилось, что они хранятся один год. Но в последующем этот акт утратил силу, что привело к возникновению разночтений.

В данный момент действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года под № 558. В акте указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь иной - в разделе 7.1 отражено, что документ хранится пять лет. Но если учет велся на рабочих местах с правом на компенсации по причине того, что условия труда признаны как тяжелые, вредные или опасные, срок хранения табелей учёта рабочего времени составляет 75 лет.

Табель учета времени работы можно вести и в электронном виде без создания бумажного носителя. Но для этого требуется заверить его электронной цифровой подписью. Нужно учитывать, что первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, сроки их хранения одинаковые. Переход на ведение учета в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. под №402-ФЗ).

Правила движения табеля внутри компании

Компании обязаны учитывать не только срок хранения табеля учета рабочего времени , но и правильно организовывать его движение. При этом нужно контролировать его сохранность на всех этапах.

Путь прохождения табелей может состоять из следующих этапов:

1. оформления документа;
2. контроля составления;
3. подписания;
4. передачи в бухгалтерию;
5. организации хранения.

Каждый из этапов должен отражаться в имеющемся графике документооборота, ведь последний - это элемент учетной политики организации. При указании каждого этапа требуется отражать исполнителей, бумажные и электронные версии, число экземпляров оригинала/копий, иные важные факторы, в том числе, сколько нужно хранить табеля учета рабочего времени.

Обоснованием предусмотренного порядка считается:

п. 4 ст. 9 закона 129-ФЗ от 21.11.1996, п. 4 Положения по бухучету «Учетная политика компании» ПБУ 1/2008, утвержденный приказом Минфина 106н от шестого октября 2008 года;

п. 15 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденный приказом Минфина от двадцать девятого июля 1998 года 34н.

Формируя график документооборота, требуется обязательно учитывать специфику составления документа, а не только сроки хранения табелей учета рабочего времени. Под этим подразумевается детальный учет:

• продолжительности составления;
• проставление отметок в течение всего месяца согласно подтверждающим документам;
• опоздания в представлении бумаг.

По причине того, что документ нужно сдавать в бухгалтерию в строго отведенный срок, а данные о причинах отсутствия работников организации часто поступают к табельщику позже, может потребоваться внесение исправлений не только до сдачи, но и после нее. Поэтому лучше предусмотреть возможность у табельщиков представления в бухгалтерию оригинала табеля и составлении корректировок. Так как срок хранения табелей учета рабочего времени составляет от пяти лет, в бухгалтерии нужно организовать место, где будут лежать бумаги.

Где хранятся табеля учета рабочего времени

Руководитель организации сам решает, как и где хранятся табели учета рабочего времени (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Но надо отличать текущее хранение от архивного. Текущее предполагает использование документов с момента создания и до передачи в архив. Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения и хранение исполненных документов . Исполненные бумаги необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой (п. 3.1 ГОСТ 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года под № 1185-ст).

Законом не регулируется, где должны храниться табеля учета рабочего времени, но в случае проверок к ним должен быть доступ. Если обнаружится, что документы утилизированы раньше положенного срока - будет начато разбирательство, которое приводит к наложению штрафов.

Табель после закрытия сдается в бухгалтерию организации, где используется как первичный документ для расчета заработной платы. После чего бухгалтер организует его хранение. Обычно бумаги остаются в отделе фирмы, но если там отсутствует место, по истечении трех лет или меньшего срока могут передаваться в архивы. Сроки, а также порядок передачи табеля и иных первичных документов в архив регламентируются локальным актом организации, поэтому единых условий нет. Табели, подлежащие хранению на протяжении 75 лет, могут передаваться из архива предприятия в специализированные архивные учреждения, если с ними заключен договор.

В месте, где хранится табель учета рабочего времени, должны соблюдаться все условия, чтобы сведения оставались в читабельном виде. На бумаги не должны попадать солнечные лучи, влага, в противном случае они быстро придут в негодное состояние. Особенно важно грамотного организовывать хранение табелей, которые подлежат уничтожению лишь спустя 75 лет.

Сколько нужно хранить табель учета рабочего времени , закреплено на законодательном уровне, а в отдельных случаях корректируется по решению руководства организации. Какие именно сроки нужно соблюдать при организации хранения табеля, расскажем в нашей статье.

Сколько составляет срок хранения табеля учета рабочего времени?

Согласно нормам федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ряд документов, без которых сложно представить делопроизводство в компании, получают статус архивных. А вот сроки, на протяжении которых такие документы могут потребоваться самой компании или проверяющим органам, различаются в зависимости от важности документа. Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.

Подобный перечень был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, еще до вступления в силу закона под названием «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Этим нормативным актом пользовались многие кадровые служащие. В нем было закреплено, сколько хранить табель учета рабочего времени : в разделе 7.2 в строке 281 значится, что он хранится 1 год. Но этот акт утратил силу.

Не знаете свои права?

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558. В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени , но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников. И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

А вот табели, подлежащие хранению 75 лет, могут передаваться из архива компании в специализированные архивные учреждения при наличии заключенного договора.

Срок хранения табеля учета рабочего времени с 2010 года продлен до 5 лет в связи с тем, что этот документ используется для расчета зарплаты. А если в табеле фиксируются данные по рабочим местам с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда, то он хранится 75 лет и даже после ликвидации самой компании не подлежит уничтожению, а передается в специализированное архивное учреждение.