Планирование призвано обеспечить рациональное использование, вероятно, самого ценного достояния - времени, а именно: либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности, либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Чем лучше мы распределим (спланируем) свое время, тем лучше сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.
Планирование повседневной работы, средне и долгосрочных акций и результатов имеет своим результатом экономию времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.
Вряд ли необходимо доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. С позиций самоменеджмента планирование означает, что менеджер в своей деловой сфере должен стать предпринимателем для самого себя и планировать использование своего времени для достижения своих целей. Так же как любая организация планирует или должна планировать свою производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, а не отдаваться во власть событий.
Практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на выполнение задания и в конечном счете к экономии времени в целом. Однако сам процесс планирования не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) на планирование надо тратить не более 1% времени. Например, для разработки плана дня следует выделить 5-10 минут.
Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если в результате планирования достигается ежедневный выигрыш порядка 30 минут, то это уже можно считать успехом. Общее правило можно сформулировать так:
Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить более одного часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами.
Ниже приведен перечень преимуществ планирования времени в самоменеджменте.
Достижение цели :
· определение профессиональных и личных целей;
· достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем;
· реалистичное рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени.
Выигрыш во времени :
· экономия времени для действительно важных дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, досуга;
· четкое представление о времени, необходимом для выполнения различных проектов, задач и видов деятельности (что, когда, к какому времени необходимо сделать);
· правильная оценка времени и выявление потребности в нем.
Приоритеты:
· концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения;
· определение степени важности тех или иных видов деятельности;
· выявление иных видов деятельности и выявление дел, которые могут быть делегированы.
Сроки:
· установление реальных сроков и их соблюдение, учет потребности во времени;
· своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер.
Резервы времени:
· создание резервов времени для непредвиденных дел, образование «окон» в течение дня.
Эффективность:
· предварительное определение структуры дня и рациональное использование на этой основе рабочего времени;
· более быстрое решение задач за счет объединения их в «блоки» (одновременное решение группы задач);
· избавление от «холостых ходов».
Делегирование (перепоручение) дел :
· хорошая рабочая обстановка в коллективе;
· делегирование заданий сотрудникам;
· рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами.
Уменьшение стресса :
· меньше суеты, больше предусмотрительности;
· лучшее планирование перерывов в работе;
· меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел;
· больше удовлетворения от работы, меньше раздражения, нетерпения.
Каждый из нас знает, как быстро теряются цели, как перемалываются они в жерновах повседневности. Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, нужно ясно представлять себе, насколько ограничен наш бюджет времени. Планирование представляет собой «проект процессов труда» на предстоящий временной период.
Следует планировать не только профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше человек представляет свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше он готов перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать их выполнение на более поздние сроки.
Ниже приведены основные правила планирования времени. В своей ежедневной работе не обязательно следовать всем этим правилам. Можно определить для себя наиболее подходящие, важные с вашей точки зрения принципы, которым вы хотели бы следовать в своей практике.
1. Основное правило планирования времени: соотношение 60:20:20
Составлять план следует на определенную часть рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%. События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («похитители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы полностью. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками:
60% - запланированная активность,
20% - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия),
20% - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).
В зависимости от вида и рода занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно их можно определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.
2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Перечень «дневных помех»
Необходимо задокументировать и перепроверить то, как и на что израсходовано время. Таким образом можно:
Получить постоянное представление о расходе своего бюджета времени;
Приобрести опыт как основу для будущей потребности во времени;
Определить исходные позиции для совершенствования применяемой методики работы и распределения времени и т д.
3. Сведение задач воедино - план действий
Чтобы составить хороший план расходования времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах, разделив их, например, на долго, средне и краткосрочные задачи. Затем следует установить их приоритетность и действовать в соответствии с ней, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные.
Перечислить все предстоящие в соответствующем плановом периоде задачи.
Невыполненные задания из этого списка можно взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следующий период.
4. Регулярность - системность - последовательность
Следует регулярно и системно работать над своим планом времени, последовательно доводить до конца начатое дело. Работа по системе и соблюдение временных планов важнее педантичного ведения записей.
5. Реалистичное планирование
Нужно стараться не допускать чрезмерного планирования, планировать следует лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться.
6. Приспособляемость
При составлении планов времени нужно быть гибким, поскольку они составляются не для облегчения жизни, а для достижения целей.
7. Восполнение потерь времени
Необходимо по возможности стремиться сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.
8. Письменная форма
Составлять временные планы нужно на специально разработанных формулярах или на карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и перед глазами всегда будет полный обзор дел. Многие люди неоправданно не связывают планирование времени с записями в ежедневнике. И, таким образом, бывает, что частичные цели оказываются включенными только в дневное планирование.
Для того чтобы последовательно направлять свои действия к достижению поставленных целей, нужно охватить своим взором весь широкий горизонт планирования. Необходимо научиться записывать в ежедневник даже каждую частную и промежуточную цель. Это единственный метод, позволяющий постепенно, маленькими шажками воплощать свои мечты в действительность. Однако не следует превращаться в этаких «зомби планирования времени».
9. Перенос несделанного
Невыполненные задачи, которые все равно должны быть сделаны, следует переносить в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.
10. Фиксация результатов вместо действий
В планах нужно фиксировать результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Например, вместо: «позвонить г-ну Х» лучше: «согласовать с г-ном Х новую версию компьютерной программы». Таким образом, деятельность будет изначально направлена непосредственно на достижение поставленной цели, что позволит избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения спонтанно возникающих идей.
В процессе работы следует постоянно ставить перед собой следующие вопросы: «В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.?» «Чего можно этим достичь?»
11. Установление временных норм
Следует задавать точные временные нормы, предусмотрев в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если, например, на проведение совещания отведено время в промежутке между 10 и 12 часами, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее. Точная формулировка повестки дня и продолжительность совещания задаст точные рамки и вынудит концентрироваться на самом важном, чтобы достичь желаемого результата.
12. Срок исполнения
Следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, можно приучить себя к самодисциплине, избежать нерешительности, промедления и откладывания дел.
Надо постараться устранить из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2-3 недели? Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной создается питательная среда для конфликтов и такого рода упреков: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: "Как можно быстрее!" - А вы приносите мне отчет только сегодня!».
Полезно заключать конкретные соглашения («минидоговоры») относительно срока окончания работ, оговорив к какому сроку задание должно быть выполнено. Тогда при заключении соглашения можно прийти к варианту, который устраивает обе стороны.
13. Установление приоритетов. Избавление от «тирании» спешности
Нужно учиться отличать важнейшее от спешного и избавляться от «тирании» спешных дел. Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному. Это происходит вследствие недостатков в планировании, когда неважные дела становятся срочными.
Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают всю нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. Поддавшись искушению выполнить срочные задачи, мы потом с чувством потери вспоминаем о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.
14. Делегирование
С самого начала следует устанавливать в планах, какую работу нужно выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).
15. «Похитители» времени и резервы времени
Определенный процент времени нужно оставлять в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел. Вместе с тем необходимо сократить количество и объем «помех» («похитителей» времени).
16. Переработка - перепроверка
Составленный план требует постоянной переработки и перепроверки с точки зрения того, могут ли те или иные начинания быть реализованы полностью.
17. Свободное время
Свободное время, равно как и время, которое уходит на поездки и ожидания, также нужно планировать и использовать с толком (например, для проработки материалов или для концептуальных размышлений). В этом может помочь ежедневник, в котором фиксируется все самое важное.
18. Временные блоки и спокойное время («закрытые часы»)
Нужно резервировать продолжительные непрерывные периоды времени для решения крупных задач (спокойное время, «закрытые часы») и более короткие промежутки - для обработки нескольких мелких дел.
19. Время для планирования и творчества
Следует резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, нужно позаботиться о том, чтобы восполнить эти потери на следующей неделе.
20. Рутинная работа
Следует также планировать выполнение рутинных работ, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п.
21. Непродуктивная деятельность
Нужно следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, например, изготовление ксерокопий, несущественные собрания и т.п., уходило как можно меньше времени, ограничиваясь только действительно необходимым. В противном случае не останется времени для более важных дел.
22. Альтернативы
При планировании нужно стараться мыслить альтернативно по принципу: «Всегда есть другой, лучший путь».
23. Разнообразие
Необходимо вносить разнообразие в свою деятельность, чередуя выполнение долго и краткосрочных проектов, самостоятельную работу и работу в команде.
24. Согласование временных планов
Нужно стараться сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего их следует согласовывать с планами других людей (секретаря, руководителя, подчиненных, коллег).
Планирование предполагает поэтапный и системный подход, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы распределить различные действия по временным периодам (от плана действия к плану времени). В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые, в свою очередь, подразделяются на оперативные частичные цели.
Такой подход может быть проиллюстрирован на примере базовых принципов классической американской системы управления временем, идею создания которой приписывают Бенджамину Франклину. Эти принципы предусматривают, что любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те, в свою очередь, - на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы - как процесс возведения этой пирамиды.
Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей, - человек определяет свои жизненные ценности (иными словами, то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне, для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети, для третьего - слава и высокий социальный статус, для четвертого - власть, для пятого - познание, для шестого - служение во имя человечества... Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у каждого человека существует некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды: если на этом этапе будет допущена ошибка (например, будут выбраны «познание» и «служение людям», хотя на самом деле предпочтительны «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии человека неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо также убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.
Следующий этап - построение второго этажа пирамиды. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», то он может решить, что хочет стать президентом. Надо поставить перед собой высокую цель. При этом важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план: что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Например, для того чтобы стать президентом США, надо сначала стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов страны, иметь солидную партийную и финансовую поддержку и незапятнанную репутацию, быть известным публике, блестящим оратором, благополучным женатым человеком, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.
Четвертый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Еще более важно обозначить конкретный срок - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет...)», он может годами откладывать выполнение намеченного и в результате так и не достигнет цели, но если он назначает себе конкретный срок, то значительно увеличивает свои шансы добиться желаемого. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2012 года закончить с отличием Гарвардский университет по специальности "социология и политология". Это, во-первых, даст мне престижное высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с нужными мне людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в эти годы для достижения намеченных в генеральном плане целей?». В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также отметить, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.
Пятый этаж - краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?». Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвард», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в университет», «Пройти подготовительные курсы» и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как на предыдущем этапе, указать конкретные сроки, но уже с точностью до нескольких дней.
Наконец, шестой этаж пирамиды - план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана: малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в университет» разбивается на такие подзадачи, как: «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», решение каждой из которых можно назначить на какой-то определенный день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а комплектуется из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения каждой задачи.
В рамках системы Франклина планирование времени перестает быть просто составлением перечня текущих дел. Данная система предусматривает постановку долго и краткосрочных целей и детализацию действий для их достижения с учетом временного фактора. При этом конкретные краткосрочные цели обязательно согласуются с долгосрочными. Такая система позволяет человеку в любой момент точно знать, куда он движется и какой конкретной цели ему необходимо достичь.
Все эти планы отнюдь не являются чем-то постоянным - наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день, скорее всего, автоматически будет изменен несколько раз в течение дня. Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости корректироваться) не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год. Тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную высокую цель: привлекает ли она по-прежнему, не нужно ли внести какие-то коррективы и даже попытаться переосмыслить зафиксированные жизненные ценности.
Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
Долгосрочные цели = 3-5 лет (или более) - планы на несколько лет;
Среднесрочные цели = 1-3 года - годовые планы;
Текущие цели = 1 неделя - 3 месяца - месячные, недельные планы.
На приведенной ниже схеме (рис. 7) планирование времени представлено как закрытая система, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние, в конце концов, воплощаются в планах дня. По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.
Рис. 7. Система планирования времени
План на несколько лет вперед
План жизни или жизненные цели служит исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни выводятся долгосрочные цели на ближайшие годы и составляется план на несколько лет вперед.
Годовой план
Из плана на несколько лет вперед выводится годовой план. В него из соответствующего «годового столбца» переносятся все намеченные задачи и цели. При этом нужно следить за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям. В конце уходящего года (самое позднее - в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае можно распланировать только рабочие дни, поскольку большая часть рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т. п.
Квартальный план
Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени следует обдумывать события истекшего периода и при необходимости вносить изменения или переносить сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала можно установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие перенести, а какие добавить.
Месячный план
Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).
Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что определяется еще и так называемое свободно планируемое время. В своем временном плане обязательно нужно предусмотреть также резервы времени («буферы») для решения дополнительных задач с тем, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.
Недельный план
Недельный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из месячного плана, составляется распорядок всех дел и задач на неделю в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем. При планировании работы на неделю надо обязательно учитывать следующее:
Центральная задача (то, на чем следует сконцентрироваться в первую очередь);
Самая существенная задача, требующая наибольших затрат времени;
Обязательные задачи (дела, которые необходимо завершить, подготовить к завершению или начать на этой неделе);
Выполнение рутинной работы (письменная работа, телефонные разговоры, совещания и т. п.);
Возможные задачи (нерешенные вопросы, к которым следовало бы приступить);
Все, что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать;
События, наступление которых может быть предусмотрено.
Дневной план
Одним из важнейших инструментов для эффективной работы является план дня, который строится на базе недельного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным, прибавляются непредусмотренные. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.
Реалистичный план дня содержит, в принципе, только то, что следует и возможно сделать в этот день. Чем больше поставленных целей кажутся достижимыми, тем больше сил можно мобилизовать и сконцентрировать на их реализацию. Составляя план до начала работы, т.е. вечером уходящего дня, можно с большей уверенностью и раскрепощенностью отправиться домой и с большей концентрацией сил следующим утром начать новый день, так как уже по пути домой и по пути на работу утром подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку основные задачи сформулированы и намечены подходы к их решению, новый насыщенный рабочий день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Начинать регулярную и систематическую работу по планированию следует именно с планирования рабочего дня. День является мельчайшей, но обозримой единицей любого систематического целевого и временного планирования. Преимущество заключается в том, что можно хоть каждый день начинать заново в том случае, если прошлая попытка оказалась неудачной. И мало-помалу приобретаются необходимые навыки для недельного, месячного, годового или даже жизненного планирования.
Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Окружающий мир можно воспринимать совсем по-иному, если известно чего нужно достичь, т. е. если имеется конкретный план расхода времени.
Для чего нужны планы дня? Они содержат все действия, которые нужно выполнить за один день, а также дают возможность выполнять их в течение того времени, которое имеется в распоряжении. Они дают возможность быстрого обзора и указывают на то, что еще не сделано, позволяя сконцентрироваться на самом существенном. Тем самым преодолевается опасность распыления сил.
Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, так как планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти. Зафиксированный письменно план имеет также психологический эффект самомотивации к работе, деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование составленной программе. В результате меньше отвлечений и больше побуждений заниматься только намеченными задачами.
Благодаря контролю результатов дня «не теряются» невыполненные дела, реализация которых может быть перенесена на следующий день. За счет письменной регистрации повышается эффект от планирования, поскольку лучше оценивается потребность во времени и помехи, а также появляется возможность более реалистично планировать резервное время.
Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование личной методики работы, поскольку когда существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то автоматически включаются механизмы рационализации труда и противодействия помехам внутреннего или внешнего порядка.
АЛПЕН-метод представляет собой полезный инструмент для планирования рабочего дня. Следуя пяти этапам метода, можно приобрести навык, который пригодится затем при планировании времени и целей. Метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 8 минут для составления ежедневного плана, чтобы существенно выиграть время для важных дел.
Непременным условием является определение места и времени для ежедневного планирования, например, пусть это будет завершающее дело в распорядке рабочего дня. Метод включает в себя письменную фиксацию заданий; оценку продолжительности действий; определение резервного времени; немедленное принятие решений о приоритетах, делегировании какого-либо задания или отказе от него; последующий контроль и перенос невыполненной или вычеркивание выполненной работы. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: каждая из букв, составляющих название метода, соответствует одной задаче.
Первый этап. Анонсируем и записываем задания
В конце рабочего дня записывайте в ежедневнике под соответствующими рубриками все, что нужно сделать в течение следующего дня. Тем самым завершается уходящий день и происходит мысленная настройка на предстоящий. Только когда дневное планирование завершено, можно со спокойным сердцем посвятить себя заслуженному отдыху.
К плану относятся: дела из общего списка задач на неделю или месяц, неулаженные дела со вчерашнего дня, новые задания, встречи, на которых необходимо присутствовать, телефонные разговоры и корреспонденция, а также периодически повторяющиеся задания. При этом старайтесь употреблять сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам ежедневника, например:
В - визиты, совещания;
А - делегирование дел;
К - контроль;
П - в процессе, в деле;
ПК - поездки, командировки;
ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;
С - секретарь;
Т - телефонные разговоры;
Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
В - г-н Мельников (компьютерная программа),
В - г-н Шутов (экспертиза),
П - проект изучения рынка,
ПР - г-н Галкин (письмо),
Ч - специальный журнал,
Т - Владимир (тренажерный зал).
Немного тренировки, и можно научиться составлять список заданий так чтобы:
В первом приближении уже распределять их по приоритетности;
Подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
Перепроверять задания, связанные с личными контактами на предмет возможности выполнения их более рационально.
П - проект изучения рынка,
В - г-н Шутов (экспертиза),
ПК - посещение выставки новых строительных материалов,
Ч - специальный журнал,
Т - г-н Шмидт (статистика сбыта),
ПР - г-н Галкин (письмо),
Т - г-н Мельников (компьютерная программа),
Т - г-жа Милявская (набор персонала),
Т - Владимир (тренажерный зал),
Т и ПР - непродолжительные работы,
Т - телефонный блок.
Второй этап. Лимитируем и определяем продолжительность деятельности
Определите для каждого задания реальное время его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
Untitled Document
Несмотря на то, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно, после накопления известного опыта его можно положить в основу планирования своего времени.
Надо иметь также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Поэтому, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. И если под конкретную задачу отведено определенное время, то приходится работать значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляться от помех. Планируя свои действия, надо быть реалистичным.
Третий этап. Помним, что надо оставлять резервное время
Следует включать в свой план только 60% своего рабочего времени, а не весь день. При составлении плана дня следует придерживаться основного правила планирования времени - 60:20:20, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени. 20% надо оставить для таких неожиданных случаев, как помехи и похитители времени, остальные 20% для спонтанной социальной активности (незапланированные телефонные разговоры, беседы, празднование дней рождений и т.д.). Если продолжительность рабочего дня 8 часов, то запланированное время должно составить примерно 5 часов.
Если запланировано более 60% времени, то следует неумолимо довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочной работы.
Четвертый этап. Естественно (единолично) устанавливаем приоритеты, принимаем решения по сокращению плана и возможности передачи задания другому лицу
В первую очередь, необходимо реалистично оценить свой план, расставляя приоритеты; беспощадно сокращать его и все, что невозможно сделать самому, передать другим, рассматривая каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации. При этом надо набраться мужества для свершения совершенно необходимых дел и избавиться от хаоса, оставаясь при этом на почве реальности. В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:
Untitled Document
Можно еще больше облегчить составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов использовать графические символы, например:
"?"- Срочно
"!" - Важно
"?" - Выяснить
"*" - Задача выполнена
"**" - Задача выполнена особенно хорошо
"°" - Перенос на более поздний срок
"х" - Невыполнимое или само собой разрешившееся дело
Пятый этап. Необходим последующий контроль
Ежедневный контроль выполнения плана и перенос того, что не удалось сделать сегодня, на следующий день - лучший метод наконец-то взяться за то, что было отсрочено, или вычеркнуть какое-либо задание, поскольку необходимость в его выполнении отпала. В конце рабочего дня следует проверить результаты.
20 преимуществ АЛПЕН-метода
Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
Планирование следующего дня.
Четкое представление о задачах дня.
Упорядочение течения дня.
Преодоление забывчивости.
Концентрация на наиболее существенном.
Уменьшение объема «бумажной» работы.
Достижение целей дня.
Выделение более важных и менее важных дел.
Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
Рационализация посредством группировки задач.
Сокращение помех и нежелательных перерывов.
Самодисциплина при выполнении задач.
Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
Улучшение самоконтроля.
Ощущение успеха в конце рабочего дня.
Повышение удовлетворенности и мотивации.
Рост личных результатов.
Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда можно ежедневно экономить от 10 до 20% времени. Это потребует некоторой самодисциплины, но преимущества ежедневного планирования времени неоспоримы.
В качестве инструментов планирования и управления своим временем в повседневной практике применяют самые разнообразные средства самоменеджмента. Даже обычные таблицы - хороший инструмент для равномерного распределения нагрузки. Для среднесрочного планирования используют таблицу с разбивкой на 12 месяцев. Такие таблицы, которые используются для равномерного распределения нагрузки на недельные или месячные отрезки могут помочь обнаружить проблемные зоны и представить общую картину.
В зависимости от природы работы можно использовать и другие инструменты планирования и напоминания: базы данных, экселевские файлы, адресованные себе электронные сообщения, будильник или часы, напоминающие об опасном дедлайне. Обратите внимание на то, что даже лучшие инструменты могут стать похитителями времени, если их неправильно использовать. Например, ежедневное обновление списка задач может быть полезным, но ежедневное ведение нескольких списков легко сводит человека с ума. Более разумный подход - ведение и регулярное обновление вечного списка. Картотека или почтовая программа - вот способы ведения подобного списка.
Планирование времени, безразлично с помощью компьютера или в ежедневнике, - это нечто большее, чем просто календарь сроков. Оно является своего рода руководством. Планирование времени включает сроки, список активных действий, приоритеты, распорядок дней, обзоры недели и/или месяца, обзоры года и прочую важную информацию.
Планирование времени должно быть осознанным, методичным и системным. Обычные календари-памятки, имеющие вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени. Польза от подобных календарей для заметок заключается в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах так же, как расписание поездов - во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь. Если теперь приглядеться к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то можно обнаружить следующие изъяны.
10 недостатков календаря-памятки
1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.
2. Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.
3. Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.
4. День в целом не рассматривается, не планируется.
5. Дела не объединяются в блоки, не определяется резервное время на непредвиденную деятельность.
6. Намечаются совещания без точного определения темы.
7. Не устанавливаются приоритеты.
8. Дела четко не определяются.
9. Не планируется время для решения рутинных и затяжных задач.
10. Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.
Для того чтобы всего этого избежать, нужно использовать дневник времени - важнейшее рабочее средство самоменеджмента.
Что такое дневник времени? Он представляет собой личную рабочую картотеку, которая состоит из объединенных вместе отдельных листов и которая благодаря рациональной компоновке нужной информации удобна своей наглядностью (обозримостью). Ему присуща многофункциональность: он одновременно является настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, адресной книгой, справочником, накопителем идей и инструментом контроля. Дневник времени - постоянный спутник менеджера, его, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду будет под рукой.
Кроме этого, дневник времени представляет собой практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике. Он является важнейшим вспомогательным средством планирования времени, способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени можно получить полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более или менее крупных проектах, гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.
Структура дневника времени
Календарная часть
В эту часть можно поместить различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов с промежуточными регистрами. Особое значение придается плану дня, при этом основным принципом является: один лист на один день. В календарной части должны находиться листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
Отдельные дневные листки можно после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени иметь архив времени и жизненных успехов - надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущего. Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из недельных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом можно интегрировать все личные дела и при условии регулярного заполнения и контроля ничего не будет утеряно.
Раздел служебных и частных дат
Здесь на соответствующих листках и формулярах следует записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например: порядок подготовки проектов, сроки проведения ярмарок и семинаров, организационные мини-планы, важнейшие понятийные сокращения, зарплату и доход, список дней рождений, почтовые тарифы, списки книг, расписание самолетов, адреса отелей, дорожные расходы, таблицы калорийности различных продуктов, календарь футбольных матчей, сроки проведения всевозможных мероприятий, листки-памятки, универсальные листки для планирования, карточки для записей идей и т. д.
Раздел адресов и телефонов
В раздел входят важнейшие телефонные номера и адреса, которые бывают наиболее часто необходимы.
Общая часть
Различные отделения, как в бумажнике, позволяют разместить почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.
Дневник времени повышает качество работы и приносит успех. Достигаемая рационализация при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час. Дневник времени - важнейшее вспомогательное средство самоменеджмента.
Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование упоминавшейся выше системы Франклина. Первые страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж). В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц выделены под список целей на год (фактически, долгосрочный план -
4-й этаж). В начале каждого месяца и каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж). Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж), причем в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Завершенные дела рекомендуют отмечать значком «*». Отмененные по той или иной причине - буквой «х» (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Отложенные дела записываются в план другого дня (чаще всего следующего), а в соответствующей графе страницы текущего дня ставится значок «°» и вписывается дата, в план дня которой внесена эта задача.
Технологии самоменеджмента
Самоменеджмент – это умение руководителя рационально и эффективно организовать свою жизнь. Это техника личной работы менеджера, ведь если он не умеет управлять собой, то не сумеет управлять и другими.
Технологии самоменеджмента предполагают следующие виды деятельности:
1. Анализ своих управленческих качеств и их корректировка с помощью тренингов.
2. Планирование своей жизнедеятельности.
3. Управление своим временем.
4. Рациональная организация своего рабочего дня и рабочего места.
5. Работа с секретарем.
6. Реализация управленческих коммуникативных навыков.
7. Проведение собраний, совещаний, переговоров.
8. Умение вести разговор по телефону.
9. Прием посетителей.
10. Работа с корреспонденцией.
11. Владение техниками развития интеллекта, памяти, быстрого чтения.
12. Владение аутотренингом.
13. Управление конфликтами, нейтрализация стрессов и т.д.
Анализ своих управленческих качеств предполагает самооценку менеджера. Самооценка проводится с помощью следующих методов:
1. Тесты, на основе которых можно оценить себя.
2. Соотнесение себя с типом личности (Я - меланхолик, интраверт, интуит…).
3. Оценка личных результатов.
4. Внешняя оценка (коллеги, руководитель, подчиненные, друзья и т.д.).
Технологии планирования и организации жизнедеятельности менеджера
Планирование собственной жизнедеятельности
Для руководителя важным аспектом является планирование своей карьеры и жизненного пути в целом. Каждый человек стремится к нормальной здоровой деятельности, и поэтому планирование своей жизни должно быть естественным делом. При этом определяются цели, которые становятся ориентирами деятельности на будущее. Целью планирования жизни является поиск наиболее подходящих способов ее устройства.
Области планирования своей жизни можно сгруппировать следующим образом:
1. Моя жизнь как личности, личное развитие.
2. Семейные отношения.
3. Трудовая жизнь.
4. Карьера.
5. Здоровье.
6. Отношения с друзьями.
7. Увлечения, досуг.
8. Материальное положение.
9. Самосовершенствование, учеба.
Все объекты планирования связаны между собой и планировать их нужно в комплексе.
Этапы планирования:
1. Целеполагание (что я хочу?)
2. Ситуационный анализ (что я могу)
3. Собственно планирование (что я должен делать?)
Масштабы планирования: от планов, рассчитанных на достижение в течение всей жизни до планов на ближайший день.
Правила планирования:
1. Правило 80:20 (принцип В.Парето). Итальянский экономист Вильфредо Парето сформулировал принцип «80:20», который гласит, что малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в группе. Перенос этого принципа на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20% времени (затрат) достигается 80% результатов (выпуска). Остальные 80% затрачиваемого времени приносит лишь 20% общего итога. Поэтому девиз планирования: «Сначала немногие жизненно важные проблемы, а уж потом - многочисленные «второстепенные».
2. Правило 60:40 : резервирование времени про запас в соотношении 60:40. (При 10-ти часовом трудовом дне планировать можно только б часов). При планировании времени устанавливается соотношение 60:20:20:
a. 60% от рабочего времени - запланированная (жестко регламентированная) деятельность;
b. 20% - на непредвиденную активность (резерв времени на незапланированные дела);
c. 20% - управленческая деятельность (творчество, спонтанные действия и т.д.).
3. Выделение срочных и важных задач. (АБС – планирование). Принятие решений по приоритетам (что сделать в первую очередь, что позже, а что можно перепоручить и проконтролировать). Работа по приоритетам дает не только большой выигрыш во времени, но и позволяет выделять самые значительные дела из очень большого списка всевозможных видов деятельности и заданий на день, концентрироваться по возможности на самые важные.
Задачи А - (15%) - очень важные, имеющие наибольшую значимость, они не подлежат перепоручению.
Задачи Б - (20%) - важные, существенные, могут быть перепоручены другим лицам. Контроль обязателен.
Задачи В - (65%) - незначительные, рутинные, в любом случае должны выполняться другими подчиненными (переписка, предварительное согласование, и тому подобные мероприятия).
4. Фиксация планов. Фиксация планов обладает эффектом самомотивации, позволяет систематизировать планы, строить их по приоритетам, переносить несделанное на следующий срок.
5. Оценка деятельности акций (проставьте приблизительно время выполнения каждого пункта плана дня).
6. Контроль и перенос несделанного (рационализация плана дня, пересмотр важности дел и т.д.).
7. Использование дневников времени. Это могут быть ежедневники, блокноты, отрывные и перекидные календари, органайзеры и т.д. Возможны и технические средства планирования: электронные записные книжки, сотовые телефоны, офисные средства планирования (электронный секретарь) и т.д.
8. Использование бюрографии. Это значки, символы, сокращения, помогающие фиксировать, сравнивать, анализировать и запоминать запланированное.
Техники (методы) планирования:
1. использование технических средств (электронная записная книжка, электронный секретарь);
2. «слоновья техника» (деление крупной задачи на ряд мелких);
3. оптимизация временных затрат (фотография рабочего дня, хронометраж рабочих операций, использование приема «ловушки времени»).
Прием «ловушки времени» (по Л. Зайверту): необходимо проанализировать перечисленные помехи, которые присутствуют в Вашей работе и снижают эффективность, производительность труда. Убрав хотя бы 5 таких помех, можно повысить свою продуктивность.
1. Нечеткая постановка цели
2. Отсутствие приоритетов в делах
3. Попытка слишком много сделать за один раз
4. Отсутствие полного представления о предстоящих делах
5. Плохое планирование дня
6. Личная неорганизованность, заваленный письменный стол
7. Чрезмерное чтение
8. Скверная система досье
9. Недостаток мотивации
10. Нелюбовь к работе
11. Длительный поиск записей, адресов, телефонов и т.д.
12. Недостаток в разделении труда
13. Отрывающие от дел звонки
14. Незапланированные посетители
15. Неспособность отказать, неумение сказать «нет»
16. Неполная, запоздалая информация
17. Низкая самодисциплина
18. Неумение довести дело до конца
19. Недостаточная подготовленность к беседам
20. Излишняя общительность, контактность
21. Отвлечения, шум, помехи
22. Длительные ожидания запланированных встреч
23. Затяжные совещания
24. Недостаток средств связи
25. Слишком редкое перепоручение (делегирование)
26. Недостаточный контроль за перепоручением
27. Синдром откладывания
28. Желание знать все факты
29. Спешка, нетерпение
30. Чрезмерные деловые записи
31. Болтовня на частные темы
32. «Пустое» чтение
33. Развлечения (телевидение, хобби, гости, визиты и т.д.)
3.2.2. Управление временем
Время нельзя умножить, прибавить, накопить, купить, взять взаймы. Его можно только рационально использовать, экономить. От способности это делать зависит успех любого работника, а особенно руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, и делать все как можно быстрее
Диагностика рабочего времени. Первым шагом на пути к успеху в деле экономии и рационально го использования рабочего времени является его «инвентаризация», осуществляемая с помощью хронометража и фотографирования.
Под хронометражем понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов операции или ее в целом.
Фотографирование рабочего дня происходит с помощью наблюдения и измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении всего дня или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель как в форме самофотографирования, так и при участии специальных людей - нормировщиков, мастеров и т.п.
В результате проделанной работы составляются две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй - потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место.
Выявление видов деятельности на которые время тратится впустую (как показывают исследования таких бывает до 25%); которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица; которые отнимают время у других, называется диагностикой времени .
В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми «дорогостоящими»: визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, подчиненные и т.п. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению целей организации, и обуздать наиболее злостных его похитителей.
Опыт показывает, что, если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась - значит, он недостаточно доверяет подчиненным; если в одном случае из десяти момент начала работы был определен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами - в организации плохо поставлено планирование.
Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны; ему приходится ставить в год до 20 тыс. подписей, затрачивая на это около трех недель. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15 - 20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40% больше, чем требуется.
Основными причинами потерь времени являются:
ü нечеткая постановка целей и определение приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя либо слишком много, либо слишком мало работы, тонут в мелочах;
ü неудовлетворительная организация планирования, в результате чего менеджер не справляется с распределением времени на выполнение тех или иных дел, а то и просто не знает, как к ним подступиться;
ü слабая организация и дисциплина подчиненных, приводящая к многократному переделыванию одной и той же работы;
ü отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;
ü нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, телефонными звонками, проводить собрания и совещания.
Управление временем осуществляется прежде всего планированием временных затрат. Планы могут быть долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.
Долгосрочные планы те, что охватывают период более 1 года. К среднесрочным планам можно отнести годовые, фиксирующие распределение времени для решения крупных, но более конкретных задач. К краткосрочным планам использования рабочего времени, конкретизирующим среднесрочные, относятся квартальные, месячные, декадные (недельные), дневные, каждый из которых детализирует предшествующий.
В месячных планах расход времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается уже в часах. В декадных (недельных) планах отражены все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения. Если стоящая проблема за указанный период не решается, работу с ней начинает другое лицо.
Но самый важный план - дневной. Он включает в себя не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Они, а также самые неприятные дела планируются на утренние часы, с тем чтобы к вечеру их удалось завершить. Однородные задачи группируются в дневном плане работы блоками, что позволяет не с одной проблемы на другую и экономить таким образом время.
Одновременно в дневном плане предусматриваются обязательные перерывы, учитывающие как общую работоспособность человека, так и время, прошедшее с начала рабочего дня. Чем больше времени прошло, тем стремительнее нарастает усталость, что сказывается на эффективности работы менеджера и специалиста.
При составлении дневных планов использования времени обязательно учитываются особенности индивидуальных биоритмов с таким расчетом, чтобы наиболее трудные задачи попадали на “пик” работоспособности. У так называемых “жаворонков” он приходится на утренние часы; обычно активны в середине рабочего дня; а “совы” - под вечер. Однако при этом не следует путать биоритмику с процессом нарастания физической усталости, которая, естественно, минимальна в утренние часы и после достаточно продолжительного перерыва.
Знание всего этого позволяет наиболее рационально распределять трудные и легкие, простые и сложные, ответственные и неответственные, напряженные и ненапряженные дела в рамках рабочего дня и чередовать их необходимым образом в соответствии с колебаниями трудоспособности.
Как и все другие, дневные планы расходования времени составляются в письменной форме, ибо таким образом заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четче распределять работу, делать ее более целенаправленной. По записям также легче контролировать выполнение планов и оценивать их итоги.
Составление дневного плана начинается накануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируются его задачи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов; переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему моменту, планируемые заранее вследствие повторяемости; могущие внезапно возникнуть. Затраты времени на них определяются с учетом возможного способа их решения. В дневном плане предусматриваются “окна” на случай необходимости решать неожиданные проблемы и десятиминутные перерывы после каждого часа работы.
Затем еще раз уточняются приоритетность задач; выделяются те из них, за которые настала пора решительно браться, и уточняется, кому из подчиненных что можно поручить.
Утром составленный накануне дневной план еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся новые обстоятельства, например, поступившие за ночь документы.
Как любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким. Жестко регламентируются только вопросы, связанные с приглашением людей, например, совещания, прием посетите лей и т.п.
Все планы расходования времени регулярно контролируются на предмет того, предусматриваются ли в них действительно важные и необходимые задачи; соответствует ли фактически расходуемое время тому, что было запланировано; рациональны ли нагрузки на исполнителей; почему было потеряно время; можно ли было сделать больше и т.д.
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………..3
1. Планирование индивидуальной работы менеджера
1.1. Планирование целей и задач управленческой деятельности…………..5
1.2. Эффективное использование времени…………………………………..7
1.3. Планирование личной работы менеджера……………………………..10
1.4. Работа с документацией………………………………………………...12
1.5. Методы и средства накопления информации и контроля…………….13
1.6. Ответы на вопросы………………………………………………………14
1.7. Планирование командировок…………………………………………...15
1.8. Творческий подход к решению проблем………………………………16
1.9. Перегрузки в деятельности менеджера - влияние на производительность труда на предприятии…………………………...19
1.10. Организация рабочего места менеджера………………………………21
1.10.1. Благоприятный режим и условия труда
1.10.2. Культура управленческого труда
2. Диагностика умения планировать рабочий день на примере менеджера ООО «Птица»…………………………………………………………………………..26
3. Правовое обеспечение работы………………………………………………….31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..32
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………….34
ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………….................35
ВВЕДЕНИЕ
Основной целью курсовой работы является углубление и расширение знаний в области менеджмента в целом, и в планировании индивидуальной работы в частности.
Сегодня совершенно очевидно, что не только настоящее, но и будущее творят менеджеры (руководители) – люди, управляющие трудовым коллективом в самых различных сферах деятельности и обеспечивающие решение всего комплекса стоящих перед ними задач (экономических, политических, экологических и т. д.), создающие условия для жизни сотрудников.
Для того чтобы успешно справляться с задачами управления, организатору производства нужны обширные знания и умение мыслить. Он должен знать законы развития природы и общества, изучить технику и технологию производства, его экономику, организацию и планирование, а также основы управленческой психологии. Вместе с тем ему необходимы знания и в области права, социологии и информации. Управление – творческий процесс, и здесь важны не только знания, но и умение анализировать конкретные ситуации, сложившееся на данном участке производства и делать из их анализа правильные выводы.
Чтобы принять обоснованное решение, недостаточно обладать высокой профессиональной квалификацией. Многое зависит от индивидуальных способностей руководителя, его умения работать с людьми, личной инициативы, интуиции.
Как менеджер планирует свою работу, рационально ли использует свое время на работе и вне ее, развивает ли творческие подходы к решению проблем, всегда ли имеет альтернативные решения, верно ли принимает управленческие решения? Эти и многие другие вопросы сходятся в одном ключевом слове «планирование». Именно от планирования индивидуальной работы менеджера зависят эффективность и результативность деятельности фирмы. Высокая личная организованность – один из важнейших факторов преуспевания. А организованность – это, прежде всего, железная дисциплина, четко сформулированные цели и конкретные стратегии их достижения.
В курсовой работе были использованы различные источники информации, но основным из них является учебник «Основы управленческой деятельности» Шипунова В. Г. И Кишкеля Е. Н. Эти авторы с глубоким профессионализмом, ясностью и предельно доходчиво рассказывает об организации индивидуальной работы менеджера.
Для написания исследовательской части курсовой работы были использованы методы: наблюдение, тестирование и беседа, непосредственно с руководителем на примере менеджеров ООО «Птица».
1 Планирование индивидуальной работы менеджера
1.1 Планирование целей и задач управленческой деятельности
Планирование индивидуальной работы – один из важнейших элементов работы руководителя.
Индивидуальный план работы менеджера должен быть тесно связан с комплексным планом данного конкретного участка (объекта) управления, отражающим цели, которые должны быть достигнуты, а также средства их достижения.
Ясность перспективы, задач и потребностей развития участка управления является основой высокой работоспособности коллективов структурных подразделений фирмы, их руководителей, руководящих работников, общественных организаций и всех членов коллектива.
После разработки системы представлений руководителя о комплексном развитии своего участка управления и определения целей и задач по развитию своего участка управления можно составить план по такой форме:
Каждому руководителю следует увязывать свои комплексные работы с соответствующими планами выше- и нижестоящего руководства. С этой целью необходимо утвердить планы работы нижестоящих руководителей, а затем представить на утверждение собственный план вышестоящему руководителю. В процессе руководства целесообразно постоянно согласовывать свои планы с другими руководителями, находящиеся на одном уровне (горизонтальном) управления. Это дает возможность точнее увязывать содержание и сроки комплексных планов. При разработке комплексных планов особое внимание следует обращать на возможность реализации поставленных в плане задач.
Таким образом, планирование целей и задач управленческой деятельности является самым главным элементом работы руководителя, так как с этого и начинается сам процесс планирования. Для этого нужно правильно сформулировать мероприятия и сроки их проведения. Ведь если хоть одно мероприятие не провести, то организация понесет после этого немалые убытки. Поэтому и ставятся цели, чтобы их реализовать.
1.2 Эффективность использования времени
Планы - это непременная часть деятельности любой организации. Однако эффективность деятельности менеджера зависит от того, умеет ли он планировать свою собственную деятельность. Ведь менеджер- это человек, на котором лежат определенные обязанности, и его собственная результативность следует отличать от результативности предприятия. Даже если речь идет о его директоре.
Практический опыт менеджеров позволил выработать целый ряд рекомендаций, которым необходимо следовать для более эффективной работы. Условно эти рекомендации можно разделить на три группы:
1) Правила начала дня
· Необходимо начинать день с позитивным настроением.
· Перед началом рабочего дня следует хорошо позавтракать, на работу следует отправляться без спешки.
· По возможности начинайте работу в одно и то же время.
· Начинайте рабочий день с проверки плана дня.
· Сначала стремитесь решить ключевые проблемы, менее важные задачи оставьте на потом.
· Начинайте работать сразу же, без раскачки.
· Согласовывайте план с секретарем.
2) Правила середины рабочего дня
· Избегайте действий, которые не были обдуманы и запланированы.
· Выполняйте небольшие однотипные задачи последовательно, друг за другом.
· Выделите среди рабочего дня небольшое время для отдыха, когда вам никто не будет мешать.
· Следите за тем, чтобы и ваши действия, и действия подчиненных укладывались в запланированные сроки.
· Промежутки между делами, а также время, связанное с ожиданием, следует заполнять другими делами.
· Старайтесь поддерживать один и тот же темп работы, не работайте «рывками».
· Стремитесь выделить время, когда интенсивность работы достигает своего пика: до этого момента работа должна развиваться по нарастающей, после этого момента активность должна убывать.
3) Правила конца рабочего дня
· Не оставляйте на завтра неоконченных дел; по крайней мере, старайтесь, чтобы таких дел было как можно меньше.
· Анализируйте, насколько эффективно вы работали в течение дня.
· В конце рабочего дня запланируйте, что вы будете делать завтра.
· Старайтесь уходить домой с хорошим настроением.
Наконец, дадим еще одну полезную рекомендацию. Определите, в какое время дня вы наиболее активны. Существует множество высказываний специалистов на этот счет, однако в них очень мало общего. А вызвано это тем, что цикл дневной активности у человека сугубо индивидуален, он зависит от привычек, особенностей организма и характера, а также от типа работы. Поэтому наиболее важные дела следует планировать на тот отрезок рабочего дня, когда вы обычно бываете максимально активны. На этот же период дня хорошо планировать и пик активности.
Основные причины невыполнения планов.
Любое планирование не имеет смысла, если не контролировать выполнение плана. Это так же справедливо для организаций, как и для отдельного человека. Поэтому необходимо особое внимание уделить контролю над тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи.
Контроль над выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано.
Реальные и запланированные результаты нередко не совпадают. Для того чтобы избежать подобного в будущем, необходимо тщательно проанализировать причины того, что запланированное не совпадает с выполненным. Здесь есть три основных возможности:
1) планы были изначально нереализуемыми: вы поставили слишком высокую планку, которая была недостижима;
2) было приложено недостаточно усилий для реализации планов. Это ваша недоработка, а потому в будущем надо прилагать больше усилий;
3) планы не были реализованы из-за случайных обстоятельств, которые не зависят от вашей воли. Следовательно, вы были реалистичными в установлении целей и прилагали их достижению необходимые усилия. Единственное, в чем состоит ваша ошибка,- это то, что вы не выделили достаточно времени на решение непредвиденных проблем.
Очевидно, что каждая из этих возможностей позволяет сделать важные выводы, которые затем будут использованы при дальнейшем планировании. Помните, что много зависит от вашей честности с самим собой. Не сваливайте груз ответственности на других людей и обстоятельства, старайтесь быть хозяином своей жизни и нести ответственность за собственные поступки.
Иногда планы не реализуются по другим причинам. Перечислим их:
4) планы иногда не реализуются из-за того, что их слишком часто меняют. В конце концов, это приводит к путанице. Впрочем, не следует думать, что планы вообще не должны меняться. Иногда ситуация требует принятия интуитивных, моментальных решений, которые не были предусмотрены планом. Кроме того, время вносит свои коррективы в любой план, каким бы плодотворным и оригинальным он ни был. Другими словами, существует две крайности, которые необходимо избегать: с одной стороны, это слишком жесткое отношение к плану, с другой стороны, постоянные изменения, которые вообще сводят на нет саму идею плана;
5) проблемы с реализацией планов нередко возникают из-за того, что достижение целей требует выполнения слишком большого количества задач. В такой ситуации план рано или поздно превращается в нереализуемый. Поэтому при необходимости было бы целесообразно сесть и разобраться, в чем заключается причина такого положения. Обычно это просто неудачно поставленные цели или отклонение плана от генеральной, главной цели, в результате чего план превращается в совершенно неорганизованный перечень действий.
Такие ошибки также встречаются, однако реже, чем те, которые были указаны выше.
Из выше сказанного можно сделать вывод, что правильно управлять временем должен уметь не только руководитель и менеджер, но и простой человек. Но при этом ты должен вести обязательный контроль над выполнением поставленных перед тобой задач.
1.3 Планирование личной работы менеджера
Как уже выяснили, планирование – это ключевое занятие менеджера. И поэтому не удивительно, что не только Шипунов рекомендует строить планы развития своей фирмы на годы, месяца, недели и дни.
Итак, после определения целей менеджер составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для выполнения поставленных перед ним задач. Цель без программы осуществляться не может. Цель определяет на вопрос «что?», а программа мероприятий – «как?». Цель – это мысленная деятельность для достижения результата, а программа – практическое действие.
После определения мероприятий программы, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их достижения. Срок выполнения необходимо определить с максимальной точностью. Индивидуальный план работы содержит задачи, которые должны быть решены лично менеджером, с указанием точных сроков их выполнения. Планировать свою работу следует так, чтобы обеспечить выполнение всех задач руководства. Планы индивидуальной работы менеджеров составляются аналогично комплексным планам руководящей работы на квартал, месяц, неделю. Кроме того, существует еще оперативный план на один день.
В индивидуальном плане работы следует предусматривать время, необходимое для проведения совещаний, обсуждения планов и задач, участия в комиссиях и т. д.; для личных бесед или совещания в более узком кругу; для приема посетителей; для участия в собраниях коллектива сотрудников и конференциях; для учебы, командировок; для руководимого подразделения; личное время.
Учитывая регулярно повторяющиеся работы (совещания, собрания, разбор почты), прием работников в строго определенные часы и дни недели, можно наладить такой ритм работы, который позволить сэкономить большое количество времени. При этом планировать свою работу менеджер может на более значительные отрезки времени (квартал, год) путем разработки «регламентов работы».
Вопросы, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов.
Индивидуальный план работы должен быть реальным и не перегруженным. Необходимо запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, неожиданно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещания, конференций, обсуждений должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Это достигается путем тщательной организационной подготовки мероприятия. Причем, следует контролировать цель, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. В результате контроля своего индивидуального плана менеджер выясняет, насколько удачным было планирование использования рабочего времени, и какие результаты были достигнуты. Практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше знает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.
Таким образом, планирование личной работы связано с составлением индивидуального плана работы, т. е нужно предусматривать время, необходимое для проведения совещаний, обсуждения планов и задач, участия в комиссиях, для учебы, командировок, личное время. Все это можно достигнуть путем тщательной организационной подготовки. Но для этого опять-таки нужны цели и задачи, чтобы достичь желаемых результатов.
1.4 Работа с документацией
Ни одна технологическая операция управления, связанная с информационными процессами, подготовкой и принятием решений, организаторской работой, не обходится без документирования, т.е. без подготовки, изготовления, оформления и хранения.
Документ – это носитель информации научно-технического, экономического, оперативно-производственного и административного характера. Документальная информация охватывает все стороны деятельности фирмы и от того, насколько хорошо спроектированы формы документов, организованы их движение и обработка, во многом зависит эффективность управленческого труда.
Для рациональной организации операций с документами необходима их строгая классификация. Все документы можно классифицировать так:
· Техническая документация
· Планово-учетная
· Оперативно-производственная
· Документация по личному составу
· Административная
Подготовка и оформление документов, их размножение, прием, справка, регистрация, контроль исполнения составляют содержание делопроизводства. Особое значение в совершенствовании системы делопроизводства приобретает рационализация технологического процесса. Рационализация документооборота заключается в совершенствовании его технологии за счет сокращения многоступенчатости маршрута документов, составления таких технологических карт прохождения документов, внедрение автоматизированных средств и систем документооборота.
Можно сдать вывод, что работа с документацией - это не простая работа и менеджер должен знать все особенности документооборота. Ведь если хоть одно слово напишешь не так или не поставишь подпись, печать, то может произойти все, что угодно: потеря клиента, лишение работы. Поэтому нужно быть осторожным при составлении и оформлении деловой корреспонденции. Для этого существуют шаблоны и бланки документов, которые облегчают и сокращают время работы.
1.5 Методы и средства накопления информации и контроля исполнения
Любой менеджер нуждается в рациональных и экономных средствах накопления и контроля информации. Таких средств к настоящему времени разработано много.
Однако многие руководители предпочитают для текущей работы использовать компьютеры, ноутбуки и прочую компьютерную технику. Более доступным средством является деловой блокнот, в котором имеются специальные разделы для ручной записи. Но можно вести записи и в тетрадях. Обычно эти тетради оснащаются по собственному желанию и потребностью. Порядок заполнения листа рабочей группы тетради для записи информации может быть индивидуальным. Робинс рекомендует максимально использовать сокращения, различные условные обозначения при ведении записей. Это намного облегчает работу, очень наглядно и компактно отображает ход ведения и исполнения приказов и распоряжений. Удобным средством контроля доведения распоряжений и приказов до многих исполнителей является журнал оперативного контроля. Он может содержать примерно такие графы: сроки доведения и исполнения, число срока доведения приказа или распоряжения, число доклада об исполнении, промежуточный контроль, исполнители. И здесь можно широко применять условные обозначения. К примеру, Δ – срок доведения, O – доклада, X – промежуточный контроль и т. д.
Психологи подтверждают, что даже самые одаренные личности больше забывают, чем запоминают, то, что касается рабочих материалов. В памяти остается лишь 20% того, что было сообщено. Поэтому, систематическое ведение записей очень важно для людей, имеющих широкий круг обязанностей. Как говорит Шейнов: «Блокнот с записями для делового человека – то же, что сеть для рыбака».
В результате рассуждения сделаем вывод, что любому менеджеру нужны экономичные средства накопления, контроля и хранения информации. Многие из них используют автоматизированные системы хранения информации, например компьютеры, ноутбуки, а также ведут журналы записей и деловые блокноты. Это намного облегчает работу, очень наглядно и компактно отображает ход ведения и исполнения приказов и распоряжений.
1.6 Ответы на вопросы
Наряду с живостью и оперативностью ответы на вопросы считаются одним из наиболее трудных способов общения с массами. Задача руководителя, отвечающего на вопросы, сложна, его ответы содержат элементы как диалогической речи с характерными для нее дефицитом времени и быстрой реакцией, так и монологической.
В обстановке демократизации и гласности изменился характер вопросов. Расширился диапазон понятия «острый вопрос». Это не только вопрос, связанный с недостатками в снабжении, торговле, обслуживании, организации. Сегодня «острый вопрос» - это вопрос-критика, вопрос-выступление, вопрос-предложение. И чем больше таких вопросов, тем больше возможностей у менеджера вести откровенный разговор, живую дискуссию с аудиторией.
При этом исключается позиция «конфликтов с аудиторией», «обороны» от острых вопросов с переходом на контратаку; не словесная баталия, а современный поиск решения с учетом поставленных вопросов.
Совершенно недопустимы раздражение, пренебрежительный тон, даже если выступающие явно пытаются «завести» аудиторию. Противопоказаны грубость и высокомерие, они вызывают только отрицательную реакцию. Единственно возможная тональность ответов на вопросы – доброжелательный разговор на равных. Не уместно вообще «давать отпор» и «ставить на место».
Итак, сделаем вывод, что менеджеру нужно уметь общаться со своими коллегами и клиентами, т. к. правильная постановка вопроса и ответа служит для сохранения долгих и благоприятных отношений. Не нужно применять грубость и высокомерие, чтобы не оказаться инициатором конфликтной ситуации.
1.7 Планирование командировок руководителя
По данным Шипунова исследования показывают, что руководитель затрачивает на командировки (деловые поездки) в среднем 12-20% своего рабочего времени. Это говорит о том, что командировки, необходимо тщательно планировать, повышать их эффективность. Правильная организация командировки обеспечивает своевременное прибытие на место назначения, гарантирует достаточный срок для решения служебных вопросов и исключает нерациональные затраты времени.
По возвращении из командировки руководитель просматривает поступившие материалы, интересуется информацией о том, кто посещал, звонил, как прошла командировка и готовит отчет, в который включены три раздела: обоснование необходимости командировки, последовательность решения вопросов и выводы и рекомендации.
Таким образом, служебная командировка входит в перечень обязанностей менеджера. Командировка назначается руководителем на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поэтому менеджер должен правильно преподнести руководителю все материалы и отчеты, которые он нашел и подготовил во время своего отсутствия.
1.8 Творческий подход к решению проблем
В мировой деловой среде, в которой перемены происходят чрезвычайно быстро и бурно, практически все организации испытывают огромный недостаток в творческих личностях.
Уникальность и разнообразие проблем, с которыми сталкиваются менеджеры, требует от них умения подходить к решению проблем с творческой точкой зрения. Творчество – основа разума. Всем людям необходимо стремиться к расширению своих умственных способностей, а частности стараться открыть свой разум для новых идей. Однако, хотя способность повышать свой творческий потенциал обладает каждый человек, далеко не все стараются его в себе развить.
Для развития своих творческих качеств предлагается воспользоваться десятью рекомендациями:
1. Относитесь к себе как к творческой личности. Исследования показывают, что. Если человек считает, что он не в состоянии мыслить творчески, он никогда не сможет этого достичь. Вера в свою способность быть творческой личностью представляет собой первый шаг к формированию творческого подхода к работе.
2. Не игнорируйте интуицию. Каждый индивидуум имеет подсознательный разум, который функционирует правильно. Иногда ответ на сложный вопрос появляется в момент, когда вы его меньше всего ожидаете. Прислушивайтесь к своему «внутреннему голосу».
3. Старайтесь выйти из зоны комфортности. Каждый человек имеет свою зону комфортности, для которой характерна полная определенность и уверенность в завтрашнем дне. Однако творчество и внутренняя успокоенность, как правило, не совместимы. Чтобы стать творческой личностью, необходимо нарушить статус и сосредочиться на чем-то принципиально новом.
4. Четко определите, что хотите сделать. Прежде, чем приступить к решению проблемы, творческий человек должен определить, сколько времени ему потребуется, чтобы вникнуть в ее суть, мысленно объединить все известные ему факты, обобщить их и постараться выделить наиболее важные из них.
5. Ищите способы решения проблем. К решению проблем можно подходить разными способами: вы можете выделить какой-либо определенный период времени с тем, чтобы сосредоточиться именно на нем; можно разработать план решения проблемы; можно выделить подзадачи; найти вымышленную либо реалистичную аналогию. В вашем распоряжении огромное количество разных стратегий для решения проблем: вербальные, визуальные, ролевые, математические, интуитивные.
6. Ищите способ наилучшего решения проблемы. Это означает, что, решая ту или иную проблему, следует сознательно стараться находить оригинальные решения, не опасаясь показаться окружающим глупым и игнорируя некоторые культурные табу. Старайтесь всегда быть готов к восприятию неординарных и запутанных фактов, обдумывайте нетрадиционные способы использования предметов и элементов внешней среды. Отказывайтесь от обычных или привычных способов и постоянно стремитесь к объективности, стараясь столь же критически относиться к своим идеям, как к идеям окружающих.
7. Найдите несколько правильных ответов. Быть творческой личностью означает продолжать поиск других вариантов решений даже после того, как с вашей точки зрения, проблема уже решена. Следует всегда помнить, что, возможно, лучшее, более творческое решение, еще впереди.
8. Верьте, что разумное решение непременно будет найдено. Творческий человек верит не только в свои силы, но и в собственные идеи. Если в глубине души считаете, что не сможете найти решение, то так оно и будет.
9. Используйте метод «мозговой атаки». Творческий процесс не должен быть изолированным действием. Взаимный обмен идеями и вариантами решений создает эффект синергитизма.
10. Претворяйте творческие идеи в жизнь. Предложите творческую идею – это лишь часть процесса. После того как такие идеи возникают, их необходимо воплотить в жизнь. Если самые замечательные идеи будут храниться в вашем мозгу или в документе, который никто не будет читать, это, вряд ли в значительной мере способствует дальнейшему развитию ваших творческих способностей.
Итак, можно сделать вывод, что менеджеру просто необходим творческий подход к решению проблем. Нужно обладать широким кругозором, высоким интеллектом и способностями, чтобы решить даже очень сложные проблемы и принимать важные решения, придумывать новые идеи, которые необходимы для успешной деятельности организации. Нужно всегда помнить, что если в глубине души считаете, что сможете найти решение, то вы всегда его найдете.
1.9 Перегрузки в деятельности менеджера-влияние на производительность труда на предприятии.
Перегрузками в деятельности менеджера или сотрудников, по нашему мнению, называется неэффективно используемый трудовой потенциал: перенапряжение психофизиологических возможностей участия в общественно полезной деятельности, невозможность нормальных социальных контактов, отсутствие способности к генерации новых идей и методов, нерациональность поведения. Все это снижает производительность труда и увеличивает затраты рабочего времени менеджера.
Эффективная система управления основана на экономическом использовании всех видов ресурсов (в том числе резервов рабочего времени). Выделяются следующие положения:
Перегрузки вследствие ошибок менеджера;
Перегрузки вследствие организационных недостатков;
Перегрузки вследствие диспропорции между управленческими функциями и их влияние на потери времени менеджера. На основе лонгитюдного следования авторами предложены рекомендации по усилению авторитета, а, следовательно, управляемости предприятия.
Когда утомляемость менеджера накапливается, он не может поддерживать высокую работоспособность, в результате производительность труда на предприятии снижается, затраты рабочего времени растут. Резервы повышения производительности труда обнаруживаются в способностях руководителя предвидеть возможности развития не только собственного потенциала, но и всего когнитивного потенциала работников предприятия. У каждого работника имеются возможности творческого решения поставленных задач в срок. Непонимание этого самими руководителями и подчиненными является постоянным источником конфликтов в трудовом коллективе, а также результатов низкой производительности труда. В результате исследования менеджеров выявлены показатели потерь рабочего времени с точки зрения самих менеджеров. Были выделены виды перегрузок, приводящие к снижению производительности труда на предприятии, и определены три блока деятельности, направленные на исключение, как организационных ошибок, так и ошибок в деятельности менеджера:
1-й блок-деятельность, направленная на исключение организационных недостатков;
2-й блок-деятельность, направленная на исключение организационных недостатков в деятельности менеджера;
3-й блок- деятельность, направленная на исключение диспропорции между управленческими функциями.
Потери рабочего времени указывают на резервы повышения производительности труда менеджеров. Необходимо:
· анализировать фиксированные срывы выполнения плана;
· делегировать права и обязанности (необходимую долю самостоятельности);
· внедрять двухфазную систему принятия решений;
· заменять личные контакты средствами техники и коммуникации;
· обеспечивать рациональный распорядок времени и т.д.
Результаты исследования показали, что современный руководитель должен владеть комплексом методик, позволяющих выявлять индивидуально-психологические особенности своей деятельности, а также возникающих контактов и коммуникаций, от усвоения которых в значительной мере зависит его влияние на коллектив и в целом его авторитет.
Таким образом, перегрузки в деятельности менеджера влияют на его дальнейшую работоспособность. Нужно уметь рационально распределять свою работу, делегировать полномочия, сначала решать легкие задачи, а сложные оставлять на потом, тем самым освобождая себя от большой нагрузки. Важно помнить: не нужно оставлять на завтра неоконченных дел, если это можно сделать сегодня, чтобы не тратить завтрашнее рабочее время.
1.10 Организация рабочего места
1.10.1 Благоприятный режим и условия труда
Производительность управленческого труда находится в прямой зависимости от состояния рабочих мест и условий, в которых трудится менеджер. Значение рассматриваемой проблемы усиливается в связи с появлением новых организаций рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения в системе управления экономическими и социальными процессами.
Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В настоящее время разработано более 5 тысяч типовых проектов организации рабочих мест для различных категорий административного-управленческого персонала. В основе ее лежат принципы:
· Делегирование полномочий
· Специализация
· Параллельность
· Пропорциональность
· Ритмичность
В основе любой планировки рабочего места менеджера лежит деление его кабинета на рабочую зону и зону совещаний (переговоров).
Система обслуживания рабочего места менеджера в данном случае должна иметь различные средства связи и автоматизированную систему информации (АСИ). В практику управления широко внедряется автоматизированное рабочее место (АРМ). В своем составе АРМ, как правило, имеет ПЭВМ, календарь, диалоговые устройства, электронный дневник, мощный калькулятор с большой емкостью памяти, средство для создания и хранения личной и служебной корреспонденции, систему контроля над исполнением поручений. Кроме принципов организации рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований к нему:
Материальная и моральная заитерисованность. Менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.
Удобство мебели . Задача состоит в том, что бы выбрать габариты и форму мебели с учетом антропометрических данных личности и удобно поместить ее на рабочем месте.
Наличие средств оргтехники. Рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а, следовательно, создана технология эффективного ее использования.
Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда. В помещении должны быть оптимальми температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.
Рациональный режим труда и отдыха. Ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учетом утомляемости человека (Приложение 1).
Наиболее ответственным моментом в работе по рационализации управленческого труда является планирование мероприятий по созданию благоприятных условий труда руководителей и специалистов организации. Они могут разрабатываться на различных уровнях управления.
В итоге можно сказать, что каждый сотрудник хочет иметь благоприятный режим и условия труда, автоматизированное рабочее место. Все это ему должен предоставить руководитель, чтобы была высокая производительность труда и работоспособность персонала. Ведь от этого зависит дальнейшая работа организации.
1.10.2 Культура управленческого труда
Среди основных элементов менеджмента одним из наиболее ярких является управленческая культура.
Слово «культура» буквально означает воспитание, образование, развитие. В широком смысле термин «управленческая культура» употребляется для характеристики организационно-технических условий и традиций управления, профессионального и нравственного развития менеджера.
В узком значении культура управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя.
Специфика культуры управленческого труда состоит в том, что в ее основе лежат определенные нормы, которые должны строго соблюдаться менеджером. Наиболее важные из них:
1) Юридические нормы управленческого труда , которые отражены в государственно-правовых актах. Культура менеджера в этом смысле состоит в знании и выполнении юридических норм;
2) Моральные нормы -регулируют поведение менеджера в области нравственности и морали;
3) Организационные нормы -устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей; правила внутреннего распорядка и другие нормы организационного плана, принятые в организации;
4) Экономические нормы -регулируют экономическую деятельность организации.
Имеются и другие виды норм, которые определенным образом формируют управленческую культуру. В конечном итоге образуется совокупность элементов, аттестующая деятельность менеджера в рамках культуры управленческого труда (Приложение 2).
Личная культура . Включает в себя уровень квалификации; этическое воспитание; личную гигиену и внешний вид; форму обращения к подчиненным и т.п.
Рациональное распределение рабочего времени. Рациональная организация труда менеджера немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям: работа с документами, работа с кадрами, решение социально-экономических вопросов, решение коммерческих вопросов, совещание, переговоры, непроизводительные затраты времени, неуточненное время.
Менеджеру в то же время следует иметь в виду, что он должен учитывать и планировать не только рабочее, но и свободное время. Ведь старая истина гласит: «Кто не умеет работать, тот не умеет и отдыхать».
Культура содержания рабочего места. Отдельные менеджеры считают, что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось «под рукой», и с этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Это не правильно. При таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле; ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент документы и т.п.
Следует считать идеальным такой порядок на рабочем столе, когда на нем находятся лишь нужные для работы документы. Кроме того, в служебном помещении необходимо своевременно проводить уборку, заменить вышедшую из строя мебель.
Культура проведения массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед.
Культура приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и требований при приеме работников, как по личным, так и по служебным вопросам.
Культура в работе с письмами. Сюда входят обязательная регистрация писем, определенные сроки их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо.
Культура речи. Около 80% рабочего времени менеджера связано с контактами с людьми. Поэтому умение говорить является важной составной частью культуры труда менеджера.
Организационная культура . Она определяет степень владения знаниями теории управления, методами организаторской работы, опыт, навыки, умение осуществлять разнообразные организаторские процедуры, составляющие значительный удельный вес в структуре рабочего времени менеджера.
К числу организационных процедур можно отнести подбор и расстановку кадров, работу с кадрами; разработку организационных норм и нормативов, планов личной работы; постановку задач и доведение их до исполнителей, распорядительство, контроль исполнения и др.
В конечном итоге, можно сказать, что в основе культуры управленческого труда лежат определенные нормы (об них мы говорили выше), которые должны строго соблюдаться менеджером. В них заложены все правила поведения менеджера в области морали и ответственности, в области внутреннего распорядка. Поэтому менеджер должен придерживаться управленческой культуре, чтобы быть успешным специалистом в области управления. А для этого нужно заниматься самообразование, развитием своих способностей и т.д.
2 Диагностика умения планировать рабочий день на примере менеджера
ООО «Птица»
Планирование индивидуальной работы – один из важнейших элементов работы руководителя. Чтобы доказать это, проведем диагностику, как руководитель или же менеджер ООО «Птица» умеет планировать свой рабочий день.
1) Постановка целей и задач в управленческой деятельности. Первое, что менеджер должен уметь делать – это ставить цели перед началом работы. Из результатов наблюдения видно, что руководитель умеет ставить перед собой цели и задачи. Она в свою очередь, чтобы поставить цель всегда думает о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути. Для данной организации главными целями являются достичь высокого товарооборота и получить максимальную прибыль. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”. Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятия и его успешное будущее.
2) Эффективность использования рабочего времени. У любого руководителя ненормированный рабочий день, поэтому он может придти на работу раньше, а уйти позже. Это, прежде всего, зависит от объема работы, который руководителю нужно сделать.
Руководитель начинает свой рабочий день с проверки плана дня. Потом анализирует свежие данные по торговым точкам, выясняет причины положительных и отрицательных цифр, дает рекомендации. Также обзванивает торговые точки, интересуется, как идут дела по продаже продукции. Руководитель или же менеджер выделяет среди рабочего дня небольшое время для отдыха и питания. Оно продолжается 1 час 30 минут, что вполне хватает отдохнуть и отвлечься от своих служебных обязанностей. Большое количество времени у руководителя уходит на телефонные звонки и поездки. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени. Поэтому руководителю нужно иметь правильный организованный справочный аппарат. В него должно входить: список абонентов городской телефонной сети (телефоны организаций, предприятий, служб); список телефонов сотрудников своей фирмы. В общем можно сказать, что руководитель вполне справляется со своей работой и не оставляет незаконченные дела на завтра, т. к. поддерживает один и тот же темп работы.
Таким образом, можно смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.
При планировании времени разработаем несколько основных рекомендаций:
· при составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободным, т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20%-спонтанное время;
· необходимо документировать потраченное время, при этом надо указывать, как и на что оно было потрачено;
· ведение задач воедино – план действий, т.е. чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах;
· регулярность – системность – последовательность;
· реалистичное планирование, т.е. необходимо планировать лишь тот объём задач, с которым ты реально можешь справиться.
3) Планирование личной работы. Как уже выяснили, планирование – это ключевое занятие руководителя или же менеджера. Поэтому рекомендуют строить планы развития своей фирмы на годы, месяца, недели и дни.
После определения целей руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для выполнения поставленных перед ним задач. Потом она выясняет, сколько времени потребуется для их достижения. План индивидуальной работы руководитель составляет на квартал, месяц, неделю. Также она составляет план на каждый день. Например, сегодня она едет в Пермь, а завтра в Кунгур. И обязательно сообщает своему заместителю о планируемой поездке и своих планах.
4) Работа с документацией. У руководителя на столе всегда много различных документов. Поэтому нужно хорошо знать, где какой документ лежит, чтобы легко его найти. Например, все приказы ООО «Птица» делятся на 4 вида: приказы, касающиеся производства, премии, кадров, и отпусков. Все они находятся в отдельных папках-скоросшивателях. Также руководитель работает с формами 1,2,3, анализирует все данные, составляет протоколы, отчеты.
Документальная информация охватывает все стороны деятельности предприятия от того, насколько хорошо спроектированы формы документов, организованы их движение и обработка, во многом зависит эффективность управленческого труда.
5) Методы и средства накопления информации и контроля. У руководителя данной организации нет на столе компьютера и прочей компьютерной техники. Ей это не нужно. Поэтому более доступным средством для нее является деловой блокнот, в котором имеются специальные разделы для ручной записи. Это намного облегчает работу, очень наглядно и компактно отображает ход ведения и исполнения приказов и распоряжений. Для быстрой записи он использует специально нарезанные маленькие листочки бумаги, чтобы не забыть только что полученную информацию. Также удобным средством контроля доведения распоряжений и приказов до многих исполнителей является журнал оперативного контроля. Он содержит такие графы: срок доведения и исполнения, число срока доведения приказа или распоряжения, число доклада об исполнении, промежуточный контроль, исполнители.
6) Ответы на вопросы. Руководитель отвечает на вопросы быстро, четко и понятно. Если ей звонят по телефону, то она сначала выслушает, а потом уже говорит свою точку зрения. Когда проводятся планерки и собрания, руководитель говорит внятно и спокойно, отвечает на вопросы сотрудников спокойным тоном, не повышая голос, тем самым предотвращает все разногласия.
7) Планирование командировок. Можно сказать, что руководитель данной организации затрачивает на командировки (деловые поездки) в среднем 12-20% своего рабочего времени. Поэтому нужно тщательно планировать поездки, и повышать их эффективность. В основном руководитель выезжает не на большие расстояния. И выезжает не одна, а с кем-то из своих сотрудников. Правильная организация командировки обеспечивает своевременное прибытие на место назначения, гарантирует достаточный срок для решения служебных вопросов и исключает нерациональные затраты времени.
8) Творческий подход к решению проблем. Любой руководитель должен иметь творческий подход к решению проблемы. У руководителя ООО «Птица» он есть. Она всегда при принятии решения пользуется своими способностями, развитым кругозором, интеллектом. Иногда использует скорей интуицию, чем творчество.
Для развития творческих качеств руководителя предлагается воспользоваться несколькими рекомендациями:
· относитесь к себе как к творческой личности;
· ищите способ наилучшего решения проблемы;
· продолжайте поиск других вариантов решений даже после того, как с вашей точки зрения, проблема уже решена;
· верьте не только в свои силы, но и в собственные идеи;
· следует всегда помнить, что, возможно, лучшее, более творческое решение, еще впереди.
9) Организация рабочего места. Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В ООО «Птица» не полностью развита организация рабочего места, т.к. предприятие еще молодое и этот процесс еще находится на стадии роста. В основе любой планировки рабочего места руководителя лежит деление его кабинета на рабочую зону и зону совещаний (переговоров). В данной организации этого нет. Стол руководителя стоит буквой «Т», по бокам стулья. У нее всегда идеальным порядок на рабочем столе, т.е. на нем находятся лишь нужные для работы документы. Кроме того, в служебном помещении своевременно проводится уборка. Также в кабинете имеется отдельный шкаф для верхней одежды и шкаф для документов, книг и другой деловой литературы. В кабинете нет компьютера и другой орг. техники. В помещении преобладает оптимальми температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п. Можно сделать вывод, что при планировании рабочего места руководителя и других сотрудников не вошла во внимание именно рациональная расстановка мебели.
3 Правовое обеспечение работы
1. Трудовой кодекс РФ: Раздел IV. Рабочее время, г лава 15. Общие положения
2. Трудовой кодекс РФ: Раздел IV., Рабочее время, глава 16. Режим рабочего времени, статья 100. Режим рабочего времени.
3. Трудовой кодекс РФ: Раздел IV., Рабочее время, глава 24. Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность, статья 166. Понятие служебной командировки.
4. Постановление Минтруда РФ от 17 июня 2003 г. № 36. «Об утверждении правил по охране труда».
5. Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ, ст. 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда.
6. ГОСТ Р 630-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
7. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Собрание законодательства РФ. 1995 г. №8. Ст. 609.
8. Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении положения о военном учете».
Заключение
Посредством планирования мы переносим будущее в настоящее
и тем самым имеет возможность
сделать что-нибудь в отношении
него уже сейчас.
Алан Лейкин
Курсовая работа состоит из введения, теоретической части, исследовательской части и заключения. В первой главе курсовой работы раскрыта сущность планирования индивидуальной работы менеджера. В исследовательской части описана диагностика умения планировать рабочий день на примере ООО «Птица».
В результате написания курсовой работы более подробно была изучена тема: «Планирование индивидуальной работы менеджера», поэтому смело можно применять полученные знания на практике. Также были рассмотрены главные вопросы. Например, как эффективнее распоряжаться своим временем, как грамотно работать с документацией, как развивать в себе творческие подходы в решении вопросов и многое другое.
Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». т.е. разбили бы на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого. В этом и заключается процесс планирования.
Интеллект, способность мыслить, планировать и принимать решения является главным орудием в деле недопущения промедления в делах увеличения собственной продуктивности. Чем лучше план, тем легче преодолеть склонность к промедлению, начать движение вперед, после чего продолжать упорно добиваться своей цели.
Одной из высших целей в любой работе является достижением самой высокой возможной отдачи от затраченной мыслительной, эмоциональной и физической энергии. Выгодным обстоятельством является то, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут, однако это не большая «жертва» сэкономит, по меньшей мере, два часа (100-120 минут) потраченного иначе впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.
Не редко ведь говорят о так называемой формуле шести «П», которая гласит: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».
Поразмыслив над тем, сколько пользы способно принести планирование в деле повышения вашей продуктивности и производительности и на работе, и дома, приходиться удивляться, почему же столь мало менеджеров практикуют его в повседневной жизни. Само собой планирование не представляет собой ничего сложного. Все, что нужно – это ручка и бумага. Нужно использовать принцип: заблаговременно составлять перечень всего, что необходимо сделать, до того как приступаете к осуществлению целей.
Тема 4 ПЛАНИРОВАНИЯ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА
4.1 Роль и значение планирования личной работы менеджера.
4.2 Особенности планирования личного труда менеджера.
4.3 Выбор приоритетных дел менеджера.
4.4 Делегирование полномочий в деятельности менеджера.
4.1 РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ПЛАНИРОВАНИЯ ЛИЧНОЙ
РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА
Руководитель является центральной фигурой аппарата управления, от результативности его труда зависит успешный труд системы управления и предприятия в целом. Руководитель действует на основании принципа единоначалия, наделенный широкими полномочиями и правами, но в то же время несет ответственность за результаты работы предприятия.
Функции руководителя многогранны: общее руководство деятельностью предприятия, координация действий подразделений и служб, робота с кадрами, определения целей и заданий деятельности, принятие решений, представительство предприятия в отношениях с другими организациями, контроль за действиями исполнителей и др. Выполнение отмеченных функций требует от руководителя высоких деловых и личных качеств.
Важным качеством менеджера является умение реагировать на изменения, которые происходят на предприятии и вне его, часто при условиях дефицита информации и времени. В связи с этим возникает опасность ошибочности решений.
Менеджеры действуют в условиях, когда они все время чувствуют давление владельцев, высших руководителей, подчиненных, потребителей, деловых партнеров и др. Как следствие, немало менеджеров испытывают стрессы, что негативно отражается на эффективности их труда.
Причиной неудовлетворительной работы многих руководителей, особенно начинающих, есть неумение распоряжаться временами. Такие менеджеры стремятся выполнить все задания самостоятельно, успеть на все совещания, принять всех посетителей, глубоко вникнуть во все вопросы деятельности предприятия. Они приезжают на работу первыми и едут из нее последними. При этом немало дел остаются невыполненными. В конечном итоге эффективность его труда минимальна, возникает ощущение неудовлетворения собой, подчиненными, неуверенность в собственных силах. Причиной этого является неумение планировать работу.
Для менеджера, который имеет недостаток времени на решения производственных, финансовых, социальных и других проблем, характерны:
Бесплановость в использовании рабочего времени и слабая проработка ключевых сфер деятельности;
Нервозность, поспешность и сумбурность в действиях;
Нетерпеливость в принятии решений и в отношениях с равными по рангу и с подчиненными;
Недостаточный уровень разделения управленческого труда в подразделениях и низкая степень делегирования функций и ответственности подчиненным;
Отсутствие порядка на рабочем месте;
Избыточность и бессистемность работы с документами и поступающей корреспонденцией;
Использование принципа "что не успел на работе - доделаю дома".
Отечественные исследования, в ходе которых определялись основные причины перегрузки руководителей высшего и среднего уровней и причины неэффективного использования рабочего времени, показали такие результаты (в порядке их значимости):
Недостаточная квалификация управленческого персонала - 66 %;
Неустроенность информации - 50 %;
Низкий уровень механизации труда в управлении - 50 %;
Неорганизованность производственных процессов -- 32 %;
Нечеткое деление прав и обязанностей - ЗО %;
Большое количество совещаний -28%.
Анализ использования рабочего времени отечественными руководителями свидетельствует о следующем: длительность рабочего времени превышает норму на 3 часа, а полезная занятость при этом составляет всего 5-6 часов; заместители директора будут "перерабатывать" по 2-3 часа, а полезная занятость соответственно составляет 5 и 6 часов. Руководители подразделений используют время примерно так же, как и главные специалисты. Когда идет речь о полезной занятости, то имеется в виду перечень работ, видов деятельности, принятия решений и т.п., что входят в компетенцию только этих руководителей.
Время - один из ресурсов, который не возобновляется. Нехватка времени на выполнение поставленных заданий приводит к искусственному удлинению рабочего дня, нерационального его использования. Нехватка времени - это результат отсутствия четкости, плановости и организованности работы руководителей. Установлено, что непредвиденный трехминутный телефонный разговор нередко приводит к потере 15-20 минут, необходимых для того, чтобы опять сосредоточиться и возобновить начальную работоспособность.
Умение расчетливо и рационально использовать рабочее время, постоянно совершенствовать процесс его планирования - признак организованного руководителя. Под планированием рабочего времени достаточно часто понимают простой перечень текущих дел на следующий день. Считаясь лишь с перечнем работ и не зная их длительности, на практике, в лучшем случае, ограничиваются попыткой оценить объем будущей занятости без анализа бюджета времени. Но учет расходов рабочего времени из всех видов работ дает возможность получить полную картину загрузки.
Проблема эффективного использования рабочего времени и его планирования актуальна для руководителей любого уровня.
Для руководителей высшего организационного уровня - председатель совета, президента, вице-президента корпорации присущие очень напряжен ритм и огромный объем работы, которые предопределяются особенностью заданий, изменениями во внешней и внутренней средах организации. Руководитель такого уровня не может быть уверен в верности принятого решения, поскольку организация продолжает действовать, а внешняя и внутренняя среда продолжает изменяться, то есть постоянно существует риск допустить ошибку. Проведенные исследования показали, что рабочая неделя руководителей высшего звена управления длится 60-80 часов на неделю и тратится на:
Запланированы заседание, встречи - 50 %.
Не запланированные встречи - 10 %.
Работа с документами - 22 %.
Поездки, обзоры - 3 %.
Разговоры по телефону - 6 %.
Руководители среднего звена, которые отвечают за текущую работу организации, являются буфером между руководителями высшего и низшего звеньев. Они готовят информацию, на которой базируются решения руководителей высшего звена, и отдают распоряжение и конкурентные задания линейным руководителям и специалистам.
Некоторые исследования свидетельствуют, что руководители среднего уровня тратят около 89 % времени на общение со своими подчиненными и сотрудниками. Существует и другая мысль, согласно с которой руководитель среднего уровня только до 34 % своего рабочего времени остается наедине.
Характеризуя работу руководителей низшего звена, необходимо отметить, что их работа является напряженной и наполненная частыми перерывами, переходами от решения одной задачи к другой. Средняя длительность выполнения одного задания составляет около 48 секунд.
Срок выполнения решений также короток. Они почти всегда реализуются менее чем через две недели.
В США опросили свыше тысячи руководителей высшего и среднего звена. Результат оказался таким: из каждой сотни руководителей только одному хватает рабочего времени для решения всех вопросов; десяти нужно времени на 10 % больше, сорока - 25 % времени дополнительно, а другим не хватает 50 % времени.
Эффективность использования времени не значит, что рабочий день предварительно расписывается до последней минуты. Такая эффективность с точки зрения гибкой и мобильной работы была бы абсурдом. В то же время эффективность не означает и "выжимание пота". Напротив, эффективность связана с непрерывностью, которая допускает плановое начало в использовании времени и дает возможность отдохнуть после работы, собраться с силами для успешного продолжения деятельности.
Планировать личное рабочее время руководителя необходимо так же, как и все другие виды деятельности организации и ее ресурсы.
Планирование призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса - времени. Чем лучше распределено (то есть спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть рациональной организации личного труда руководителя означает подготовку к реализации целей и структуризации времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных заданий и результатов позволяет не только рационально использовать время, но и достичь успеха и быть уверенным в себе.
Аналогично тому, как организация планирует стратегию своей деятельности, каждый человек должен думать о будущем и не поддаваться ходу событий.
Главное преимущество планирования работы заключается в том, что оно приводит к значительной экономии времени в целом.
Существует оптимум затрат времени на планирование, после которого последующее увеличение времени на планирование становится неэффективным от общего планового периода (год, месяц, неделя, день). Такой оптимум должен составлять не больше 1 %.
Успешная деятельность организации возможна лишь при условии, что планирование в ней осуществляется целеустремленно. Однако руководство многих организаций через лишнюю самоуверенность не уделяет надлежащего внимания разработке плана и потому вынужденно прибегать к "волевому" управлению, которое приводит к авральному режиму работы и, в конечном счете, - к заниженному качеству результата. Цели таких руководителей, как правило, изменяются ежедневно, и их способ работы ярко демонстрирует, как не нужно реализовывать план.
Если есть уверенность, что задача хорошо изучена и достаточно простая для того, чтобы можно было ее решить без применения формальных методов планирования, то это обстоятельство оправдывает стремление сэкономить время на планировании и использовать его для организации и координации. Потому некоторые организации могут достичь определенного уровня успеха, не прилагая значительных усилий на формальное планирование. Более того, именно лишь планирование и сам план не гарантируют успеха. Однако формальное планирование может создать ряд ценных и существенных факторов для успеха организации.
Практическое значение планирования личной работы менеджера заключается в следующем:
1. Если комплекс работ решает конкретную задачу и направленный на конечные цели управленческой деятельности, то хорошо разработанные планы обеспечивают их достижение. Планирование определяет что, кого, когда, где, как, сколько и зачем нужно для достижения данной цели. Таким образом, оно является средством создания звена между постановкой цели и более полным планом ее реализации.
2. Планирование позволяет оценить практические возможности достижения целей. Оно является единственным средством формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.
3. Планирование облегчает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей организации.
4. Планирование обнаруживает и устанавливает зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий.
5. Планирование обеспечивает основы для оценки расходов и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов.
6. Планирование является основой для контроля. Чтобы контроль был эффективным, его стоит тесно связать с планированием. Такое согласование является очень важным для обеспечения эффективности процесса управления в целом. Эффективный количественный метод его осуществления - это составление графиков, расписаний и бюджета.
7. Планирование помогает определить нужные рабочие взаимодействия и взаимоотношения. Поскольку оно служит для формирования целей, то помогает создать единство общих целей в пределах организации.
8. Планирование позволяет предусмотреть обстоятельства, которые стоит учитывать при достижении целей. Формальное планирование способствует снижению риска в процессе принятия решений.
Выделяют следующие составляющие планирования.
Первой составляющей планирования является увеличение масштаба задач, их комплексности. Каждая выполненная работа привносит свою частицу в решение задачи, а решение каждой задачи - в достижение целей организации, В плане концентрируются все принятые решения относительно достижения этих целей. При планировании мы пытаемся ответить на такие вопросы:
Что должно быть сделано?
Когда это будет сделано?
Кто это будет делать?
Где это будет сделано?
Что для этого необходимо? и др.
Комплексность порождает необходимость в специализации, а поскольку каждый специалист "разговаривает на своем языке", отвечает за свой участок жизнедеятельности организации, имеет свою точку зрения, то специализация может привести к нарушению согласованных действий. Потому необходимо объединить мнения всех специалистов, чтобы скоординировать их действия на достижение целей организации.
Вторая составляющая планирования - это растущее значение времени. Если предприятие собирается наладить выпуск какой-то продукции раньше конкурентов, то оно должно вложиться в соответствующие сроки, которые предусматриваются в планах.
Третьей составляющей планирования является ограниченность ресурсов. План должен быть разработан так, чтобы использование ограниченных ресурсов было оптимальным и, чтобы ресурсами можно было маневрировать.
Четвертая составляющая. Важную роль играют расходы, капитальные вложения и их рентабельность. Проект является непродуктивным до тех пор, пока продукция не будет реализована. Поэтому необходимо предусмотреть все пути как можно более ранней прибыли. Это обстоятельство еще раз подчеркивает необходимость сурового соблюдения плана.
Пятая составляющая. В результате осложнения хозяйственных задач, расходов производства в результате роста цен и непредсказуемости экономической ситуации увеличивается и элемент риска в реализации целей организации. Потому условием финансирования плана реализации целей организации является не просто план, а план, который может быть реализован.
Шестая составляющая. На процесс реализации плана, а следовательно и на достижение целей организации, влияют разнообразные составляющие. На этот случай необходимо предварительно предотвратить нежелательные последствия изменившейся ситуации. Такое планирование используется для принятия решений в любой непредвиденной ситуации. Стоит особенно подчеркнуть, что изменение плана и анализ последствий таких изменений возможны только при условии существования самого плана. Потому, планируя реализацию целей организации, мы закладываем основу для контроля и управления.
1. Роль и значение планирования личной работы менеджера.
2. Особенности планирования личного труда менеджера.
3. Выбор приоритетных дел менеджера.
4. Делегирование полномочий в деятельности менеджера.
1. Роль и значение планирования личной работы менеджера
Время – самый ограниченный капитал
и если не можешь им распоряжаться
не сможешь распоряжаться ничем другим.
Питер Друкер
Менеджер является центральной фигурой аппарата управления, от результативности его труда зависит успешный труд системы управления и предприятия в целом. Менеджер действует на основании принципа единоначалия, наделенный широкими полномочиями и правами, но в то же время несет ответственность за результаты работы предприятия.
Функции менеджера многогранны: общее руководство деятельностью предприятия, координация действий подразделов и служб, робота, с кадрами, определения целей и заданий деятельности, принятие решений, представительство предприятия в отношениях с другими предприятиями, контроль, за действиями исполнителей но др. Выполнение отмеченных функций нуждается от менеджера в высоких деловых и личных качествах.
Важным качеством менеджера является умение реагировать на изменения, которые происходят на предприятии и поза им, часто при условиях дефицита информации и времени. В связи с этим возникает опасность ошибочности решений.
Менеджеры действуют при условиях, когда они все время чувствуют давление владельцев, высших менеджеров, подчиненных, потребителей, деловых партнеров, но др. Как следствие, немало менеджеров испытывают стрессы, что негативно отражается на эффективности их труда.
Причиной неудовлетворительной работы многих менеджеров, особенно начинающих, есть неумение распоряжаться временами. Такие менеджеры стремятся выполнить все задания самостоятельно, успеть на все совещания, принять всех посетителей, глубоко вникнуть во все вопросы деятельности предприятия. Они приезжают на работу первыми и едут из нее последними. При этом немало дел остаются невыполненными. Менеджер, который не умеет распоряжаться временами, неспособен увидеть перспективу за бесконечностью повседневных забот. В конечном итоге эффективность его труда минимальна, возникает ощущение неудовлетворения собой, подчиненными, неуверенность в собственных силах. Причиной этого является неумение планировать работу.
Для менеджера, который имеет недостаток времени на решения производственных, финансовых, социальных и других проблем, характерны:
бесплановость в использовании рабочего времени и слабое прорабатывание ключевых сфер деятельности;
нервозность, спешка и сумбурность, в действиях;
нетерпеливость в принятии решений и в отношениях с ровными за рангом и с подчиненными;
недостаточный уровень разделения управленческого труда в подразделах и низкая степень делегирования функций и ответственности подчиненным;
отсутствие порядка на рабочем месте;
избыточность и бессистемность работы с документами и корреспонденцией, которая поступает;
использование принципа «что не успел на работе – доделаю дома». Отечественные исследования, в ходе которых определялись основные причины перегрузки менеджеров высшего и среднего уровней и причины неэффективного использования рабочего времени, показали такие результаты (в порядке их значимости):
недостаточная квалификация управленческого персонала – 66 %;
неустроенность информации – 50 %;
низкий уровень механизации труда в управлении – 50 %; неорганизованность производственных процессов – 32 %;
нечеткое распределение прав и обязанностей – 330 %;
большое количество совещаний – 28 %.
Анализ использования рабочего времени отечественными менеджерами свидетельствует о следующем: длительность рабочего времени превышает норму на 3 часа, а полезная занятость при этом составляет всего 5-6 часов; заместители директора будут «перерабатывать» по 2-3 часа, а полезная занятость соответственно составляет 5 и 6 часов. Менеджеры подразделов используют время примерно так же, как и главные специалисты. Когда идет речь о полезной занятости, то имеется в виду перечень работ, видов деятельности, принятия решений, и т. п., что входят в компетенцию только этих менеджеров.
Особенности времени как ресурсу: необратимость, невозможность покупки и хранения, замены или увеличения объема.
Таким образом, время – один из ресурсов, который не возобновляется. Нехватка времени на выполнение поставленных заданий приводит к искусственному удлинению рабочего дня, нерационального его использования. Нехватка времени – это результат отсутствия четкости, плановости и организованности работы менеджеров. Установлено, что непредвиденный трехминутный телефонный разговор нередко приводит к потере 15-20 минут, необходимых для того, чтобы опять сосредоточиться и возобновить начальную работоспособность.
Умение расчетливо и рационально использовать рабочее время, постоянно совершенствовать процесс его планирования – признак организованного менеджера. Под планированием рабочего времени достаточно часто понимают простой перечень текущих дел на следующий день. Считаясь лишь с перечнем работ и не зная их длительности, на практике, в лучшем случае, ограничиваются попыткой оценить объем будущей занятости без анализа бюджета времени. Но учет расходов рабочего времени из всех видов работ дает возможность получить полную картину загрузки.
Планировать личное рабочее время менеджера необходимо так же, как и все другие виды деятельности предприятия и его ресурсы.
Планирование призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (то есть спланированный) время, тем лучше он может быть использован в личных и профессиональных интересах менеджера. Планирование как составная часть рациональной организации личной работы менеджера означает подготовку к реализации ее целей и структуризации времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных заданий и результатов позволяет не только рационально использовать время, но и достичь успеха и быть уверенным в себе.
Аналогично тому, как предприятие планирует стратегию своей деятельности, каждый человек должен думать о будущем и не поддаваться ходу событий.
Главное преимущество планирования работы заключается в том, что оно приводит к значительной экономии времени в целом.
Существует оптимум расходов времени на планирование, после которого последующее увеличение времени на планирование становится неэффективным от общего планового периода (год, месяц, неделя, день). Такой оптимум должен составлять не больше 1 %.
Успешная деятельность предприятия возможна лишь при условии, что планирование в нем осуществляется целеустремленно. Однако руководство многих предприятий через лишнюю самоуверенность не уделяет надлежащего внимания разработке плана и потому вынужденно прибегать к «волевому» управлению, которое приводит к авральному режиму работы и, в конечном счете, – к заниженному качеству результата. Цели таких менеджеров, как правило, изменяются ежедневно, и их способ работы ярко демонстрирует, как не нужно реализовывать план.
Если есть уверенность, что задача хорошо изученной и достаточно простою для того, чтобы можно было ее решить без применения формальных методов планирования, то это обстоятельство оправдывает стремление сэкономить время на планировании и использовать его для организации и координации. Поэтому некоторые предприятия могут достичь определенного уровня успеха, не прилагая значительные усилия на формальное планирование. Более того, именно лишь планирование не гарантируют успех. Однако формальное планирование может создать ряд ценных и существенных факторов для успеха предприятия.
Практическое значение почитания личной работы менеджера заключается в таком:
1. Если комплекс работ решает конкретную задачу и направленный на конечные цели управленческой деятельности, то хорошо разработанные планы обеспечивают их достижение. Планирование определяет что, кого, когда, где, как, сколько и зачем нужно для достижения данной цели. Таким образом, оно является средством создания звена между установлением цели и более полным планом ее реализации.
2. Планирование позволяет оценить практические возможности достижения целей. Оно является единственным средством формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.
3. Планирование облегчает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей предприятия
4. Планирование обнаруживает и устанавливает зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий.
5. Планирование обеспечивает основы для оценки расходов и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов.
6. Планирование является основой для контроля. Чтобы контроль был эффективным, его стоит тесно связать с планированием. Такое согласование является очень важным для обеспечения эффективности процесса управления в целом. Эффективный количественный метод его осуществления – это составление графиков, расписаний и бюджета
7. Планирование помогает определить нужные рабочие взаимодействия и взаимоотношения. Поскольку оно служит для формирования целей, то помогает создать единство общих целей в пределах предприятия.
8. Планирование позволяет предусмотреть обстоятельства, которые стоит учитывать при достижении целей. Формальное планирование способствует снижению риска в процессе принятия решений.
Выделяют восемь составляющих планирования.
Первой составляющей планирования является увеличение масштаба задач, их комплексности. Каждая выполненная работа привносит свою частицу в решение задачи, а решение каждой задачи – в достижение целей предприятия. В плане концентрируются все принято решения относительно достижения этих целей. При планировании мы пытаемся ответить на такие вопросы:
что должно быть сделано?
когда это будет сделано?
кто это будет делать?
где это будет сделано?
что для этого необходимо? но др.
Комплексность порождает необходимость в специализации, а поскольку каждый специалист «разговаривает на своем языке», отвечает за свою сферу деятельности предприятия, имеет свою точку зрения, то специализация может привести к нарушению согласованных действий. Поэтому необходимо объединить мнения всех специалистов, чтобы скоординировать их действия на достижение целей предприятия.
Вторая составляющая планирования – это растущее значение времени. Если предприятие собирается наладить выпуск определенной продукции раньше конкурентов, то оно должно внедрить соответствующие мероприятия в сроки, которые предусматриваются в планах.
Третьей составляющей планирования является ограниченность ресурсов. План должен быть разработан так, чтобы использование ограниченных ресурсов было оптимальным и, чтобы ресурсами можно было маневрировать.
Четвертая составляющая. Важную роль играют расходы, капитальные вложения и их рентабельность. Проект является непродуктивным до тех пор, пока продукция не будет реализована. Поэтому необходимо предусмотреть все пути как можно более быстрого получения прибыли. Это обстоятельство еще раз подчеркивает необходимость сурового соблюдения плана.
Пятая составляющая. В результате осложнения хозяйственных задач, расходов производства, через рост цен и непредсказуемость экономической ситуации увеличивается и элемент риска в реализации целей предприятия. Поэтому условием финансирования плана реализации целей предприятия является не просто план, а план, который может быть реализован.
Шестая составляющая. На процесс реализации плана, а следовательно и на достижение целей предприятия, влияют разнообразные составляющие. На этот случай необходимо предварительно предотвратить нежелательных последствий ситуации, которая изменилась. Такое планирование используется для принятия решений в любой непредвиденной ситуации. Стоит особенно подчеркнуть, что изменение плана и анализ последствий таких изменений возможны только при условии существования самого плана. Поэтому при планировании реализации целей предприятия формируется основа для контроля и управления.
Седьмая составляющая. Достижение целей предприятия зависит от взноса каждого. Планирование обеспечивает единство целей для членов предприятия, повышения эффективности их работы, которая приводит к росту производительности труды. Поэтому планирование существенно важно для повышения производительности труда.
И наконец, восьмой составляющей, которая делает планирование чрезвычайно важным, является беспрестанное изменение состава исполнителей, а также изменение, в руководстве. Существование плана обеспечивает преемственность в работе из реализации целей предприятия.
