Делопроизводитель – это человек, который ведет документооборот компании, часто параллельно выполняет обязанности секретаря-референта и исполняет личные требования начальника.
Если вы решили пройти собеседование делопроизводителя, вы должны знать и уметь:
- Вести документооборот.
- Регистрировать и обрабатывать корреспонденцию.
- Вести телефонные переговоры и работать с клиентами.
- Вести архив документов.
- Знать основные положения государственной системы делопроизводства, правила ведения документации и нормативно-правовые акты.
В первую очередь настройтесь на собеседование морально и подготовьтесь физически. Хорошо выспитесь, подберите деловую одежду и просто успокойтесь.
Если видите потребность, повторите основы документоведения и другие теоретические знания.
Так как ваша будущая должность будет напрямую связанна с порядком и строгостью в исполнении задач, обязательно придите вовремя, покажите, что вы человек ответственный и аккуратный.
Вопросы на собеседовании
- Какое у вас образование (это должна быть экономика, архивоведение или документоведение)?
- Владеете ли вы ПК и офисной техникой (если вы не владеете, тогда вам лучше предварительно пройти компьютерные курсы)?
- Коммуникабельный ли вы человек?
- Имеете ли вы опыт работы на схожей должности?
- Насколько вы аккуратны и организованны?
Если ваше собеседование ограничится интервью, вам крупно повезло. Но очень часто менеджеры решают проверить ваши с помощью соответствующего теста.
В тестах можете встретить самые различные вопросы: об определении документа, его реквизитах, о заверении подписей, дате протокола и т.д.
Для того, чтобы успешно пройти такой тест, можете просто достать свой учебник по документоведению, найти обычный университетский тест и попытаться пройти его с отличием.
Заключение
Постарайтесь быть наиболее собранным и уверенным в себе.
Так как профессия делопроизводителя требует усидчивости, аккуратности и знания дела, вам нужно доказать, что вы обладаете всеми знаниями и навыками, а также соответсвуете требованиям.
Подбор секретаря только на первый взгляд является простым делом. Основные функции секретаря это: прием посетителей, телефонных звонков, обработка входящей-исходящей документацией, обеспечение и организация работы руководителя и техническое обеспечение приемной (офиса). Спектр требования, которые предъявляются секретарю, довольно широк. Это и нание этикета, этики, эстетики, культуры делового общения, соблюдение дрес-кода. Знание ПК, офисной оргтехники, ведение делопроизводства,
Среди личных качеств можно выделить наличиле организаторских способностей, коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность, тактичность, самостоятельность эмоциональная устойчивость внимательность, хорошая память неконфликтность,
Вопросы для собеседования с секретарем
- Легко ли вы нас нашли? (Для снятия напряжения)
- Вы сейчас работаете?
- Почему вы ищете работу? (Мотивация работы)
- Что вам нравится в данной профессии? (Амбициозность)
- Кем вы себя видите через три года? (Целеустремленность)
- Что планируете сделать, чтобы достичь желаемого? (Реальная оценка своих возможностей)
- Готовы ли вы в случае необходимости учиться? Какими путями вы намерены идти к своей цели? К кому будете обращаться за помощью? (Способность учиться, искать реальные пути достижения цели)
- Вы ощущаете дискомфорт, когда кто-то достигает успехов в той сфере, в которой вам бы тоже хотелось работать? (Целеустремленность)
- Возникают ли у вас конфликты с людьми из-за невыполнения ими своих обещаний или обязанностей? (Дисциплинированность, ответственность)
- Есть ли у вас организаторский опыт? Что именно вы организовывали? (Организационные способности)
- При проведении каких-либо служебных мероприятий какую функцию вы выполняете? (Инициативность)
- Приходилось ли вам выполнять производственные задания в свободное время? (Ответственность)
- Как вы планируете свой рабочий день? (Организованность)
- Когда возникают неожиданные изменения в вашем трудовом распорядке, легко ли вы переключаетесь на другую работу? (Скорость реакции)
- Были ли случаи, когда вам приходилось говорить неправду? (Честность)
- Ваши действия в подобных ситуациях? (Честность, артистизм)
- Что вам не нравится в людях?
- Вам нравится наука «психология»? Как вы совершенствуете свои знания?
- Что вас может обидеть или вывести из равновесия? (Эмоциональная и психологическая устойчивость)
- Как вы ведете себя с людьми, обидевшими вас? (Порядочность, уравновешенность)
- Когда у вас или у ваших близких родственников случаются неудачи, анализируете ли вы их причины? (Способность к логическому анализу)
- Часто ли вам приходилось самостоятельно принимать важные решения? (Объективность суждений)
- Кто может повлиять на ваше мнение или решение? (Наличие авторитетов, собственная уверенность)
- Из каких источников вы черпаете для себя информацию? (Общая эрудированность, интеллектуальный потенциал)
- Что вы обычно смотрите по телевидению?
- Чему вы отдаете предпочтение: книгам или периодическим изданиям?
- Любите ли вы рассказывать знакомым о просмотренном фильме или новостях обстоятельно и подробно? (Внимание, память)
- С какими людьми вам легче всего общаться? (Гибкость в общении)
- Вам часто приходится первой начинать разговор с незнакомыми людьми?
- Что входило в ваши обязанности на предыдущей работе? (Профессиональная ориентированность)
- Как вы относитесь к ненормированному рабочему дню?
- Как Вам легче формулировать мысли: в устной или письменной форме?
Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или президентом компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает. Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог . Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.
Скажите, что в настоящий момент у вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, но вы очень легко обучаетесь, и с радостью изучите программу на требуемом уровне в короткие сроки. Если это будет единственное, чего вам будет не хватать, чтобы занять позицию, возможно, работодатель все-таки примет вас на работу (с условием, что вы все-таки программу выучите).
Как я собеседую секретарей
Секретари на ресепшен «произошли» скорее от конторских писарей («писать, читать умеющих, а вежливостью и дипломатией не обладающих»). Только те, кто понимал значение улыбки и исполнительности, выслуживались в более высокие чины. Сейчас, как и раньше, «выйти в люди», то есть сделать карьеру, может только тот секретарь, который сочетает в себе
Зачастую я сама обзваниваю секретарей, и на этом этапе, как правило, конкурс покидают «истинные леди», которые определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и (мое личное «фи») «сотик». Для таких кандидаток я сразу же придумываю жуткий график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть все то, до чего «истинные леди» не опустятся. «Не, ну а чо это ваще?! Даже пожрикать не наложат!» Про построение фраз я вообще молчу. «Истинные леди» в большинстве случаев этим не «заморачиваются».
Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы
При рассказе о себе не говорите о материальных трудностях, проблемах со здоровьем. Нельзя поднимать религиозные и политические темы. Не давайте никому и ничему отрицательных оценок. От вас должны исходить только положительные эмоции и доброжелательность ко всему, что вас окружает.
Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.
Собеседование секретаря: как выбрать помощника руководителя, референта и офис-менеджера
- Часто ли вам приходится общаться с незнакомыми людьми?
- С людьми какого типа вам проще всего взаимодействовать?
- Вам легче формулировать свои мысли и взгляды в письменной или устной форме?
- Можете ли вы начать разговор первым (первой)? Это вызывает у вас дискомфорт?
- Что вам не нравится в людях? Стараетесь ли вы всегда честно говорить людям нелицеприятные вещи или предпочитаете держать свои эмоции при себе?
Не забудьте расспросить кандидата на должность секретаря обо всех обязанностях, выполняемых на предыдущем месте работы, планах на будущее и оценке собственных возможностей, а также о мотивах, побудивших искать работу. Полученные ответы помогут сформировать психологический портрет потенциального работника более полным.
- правильной деловой речи - учебники по стилистике вам в помощь;
- базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
- чёткого представления о делопроизводстве;
- владения азами этикета;
- умения обращаться с офисной техникой - принтером, сканером, факсом;
- скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
- быстрой работы в Word и Excel.
Непосредственно перед собеседованием уделите должное внимание внешнему виду. Поговорка «встречают по одёжке» актуальна для девушки, которая предлагает себя в качестве кандидата на должность секретаря, актуальна как ни для кого другого. Секретарь - лицо компании.
Отбор на должность секретаря приемной, вопросы к собеседованию
- Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники». Вам нравится там работать?
- Насколько, по Вашему мнению, Ваш опыт работы поможет Вам на этом месте?
- Можете ли Вы рассказать о ситуации, когда Вам пришлось делать несколько дел одновременно?
- Один из младших секретарей в приемной – мужчина, и он старше Вас. Как Вы думаете, не будет ли у Вас проблем из-за того, что Вы станете его начальником?
- Что подразумевает понятие «забота о клиенте»?
- Просмотрите перечень вопросов и выберете тот, который, по Вашему мнению, даст наилучшие результаты. Объясните Ваш выбор и причины, по которым Вы отвергли остальные перечни.
- Сформулируйте дополнительные вопросы (не более пяти) различного типа, которые Вы обязательно бы задали кандидату, и объясните их назначение.
Как успешно пройти собеседование на должность секретаря
В своем монологе желательно как можно меньше употреблять местоимение «Я», заменяя его на «Мы», «Наша компания» и т.д. В рассказе не нужно говорить о своем здоровье или о наличии материальных затруднений, не следует слишком распространяться о компаниях, в которых вам приходилось работать, не стоит и обсуждать своего прежнего руководителя.
Тесты для соискателя на должность секретаря разрабатываются таким образом, чтобы проверить его поведение в той или иной сложной ситуации, которая будет для него смоделирована. Не исключено также стрессовое интервью с целью вывести кандидата на должность из себя. Это проводится с целью выяснения его степени стрессоустойчивости.
История о том, как я искала личного помощника
Спустя полтора месяца, изучив полторы сотни резюме и проведя полтора десятка собеседований, я уже собиралась впасть в отчаяние. Нет, сдаваться в мои планы не входило, я понимала, что рано или поздно мы кого-нибудь подходящего найдем. Но уже не надеялась завершить операцию до конца года.
На этом этапе меня ждало еще одно открытие. Дело в том, что я работаю полный день. Соответственно, провести собеседование я могла только вечером. Когда я согласилась поучаствовать в подборе помощника, мне казалось, что это будет удобно для всех. Ведь когда я сама искала работу, назначить собеседование на 19:00 было невероятной удачей.
Вопросы для собеседовании для секретаря
Например, вы точно знаете, что вам нужен человек, который будет заниматься исключительно работой со СМИ, и, помимо этого, не будет заказывать сувениры на Новый год или делать посты в соцсетях. В этом случае ключевые скиллы сотрудника – умение работать с прессой и обрабатывать большой объём информации ежедневно. Этот человек должен быть коммуникабельным, нет, даже очень коммуникабельным. Да, это избито и банально, но действительно так. Пресс-секретарь должен уметь собирать информацию внутри компании и постоянно вылавливать зарождающиеся тренды. Такой человек может из услышанной в коридоре фразы от сотрудника сделать целую статью, причём действительно интересную СМИ.
- А. Каковы характеристики проекта/компании? Нужно ли ежечасно отписываться в твиттере гиперактивного руководителя и делать провокационные инсайды журналистам или просто быть на месте, рассылая раз в месяц согласованные и пересогласованные пресс-релизы, из которых вычеркнуто всё то, что интересно?
- В. Кто есть лицо проекта? Кто ему нужен для комфорта: милая умница, интеллектуал-сорванец или блондин-кардинал Песков. Сколько типажей руководителей - столько и пресс-секретарей.
- С. Какова сфера деятельности проекта? Если кандидат пришёл из «глянца», то вещать о политике партии «Единая Россия» будет плохо или как минимум странно.
- D. На какой функционал ищем? Только взаимодействие со СМИ или широкий спектр полномочий (полиграфия, мероприятия, психологическая разгрузка и т. д.).
- Е. Стоимость.
Иду на собеседование на должность секретаря
Это разводка? Я сама работаю помощником руководителя, получаю как раз 70 тысяч, но при этом у меня опыт работы 8 лет, хорошее знание английского и делопроизводства. Так что я Вам, Автор, не верю, а Ваша тема — очередная попытка развести склоки на тему, что все секретари спят с боссами, а на собеседованиях смотрят на фигуру, а не на проф. качества. Глупость несусветная, руководителям нужен именно помощник, а не *** подстилка, уважающий себя начальник никогда не свяжется с секретарем, также как и уважающий себя секретарь не будет задавать такие вопросы на форуме, как Вы, Автор
Лика, ты *ура каких только поискать!! «Девочки, мой главный вопрос как на собеседовании выяснить ожидает ли руководитель интима. Как одеваться, чтобы ему понравиться? Слишком откровенно посчитает несерьезным?» Если ты не хочешь интима в дальнейшем с ним, или в будущем, зачем тебе одеваться так, чтобы ему понравиться?? Какой кошмар. И эти самый первый вопрос, который тебя волнует. Про интим и как одеться. Ни слова в теме о проф. качествах, условиях работы и тп. Автор, я поражаюсь просто, как таких земля носит (
И потом, если кадровик «намекала», то тебя это не смутило? Не хочешь спать с ним, не ходи туда. А если такие намеки не смущают тебя, вэлкам.
В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.
В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.
Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.
Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.
Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.
Как вести себя на собеседовании
К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.
Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.
На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.
Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.
